Wie kann ich Excel als Hauptbuch verwenden?

Buchhaltung Excel Einführung (März 2024)

Buchhaltung Excel Einführung (März 2024)
Wie kann ich Excel als Hauptbuch verwenden?
Anonim
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Für ein kleines Unternehmen mit wenigen Transaktionen kann ein cleverer Geschäftsinhaber Excel als Ersatz für Buchhaltungssoftware verwenden. Excel verfügt über alle Tools, die zum Erstellen und Verwalten eines Hauptbuchs erforderlich sind, erfordert jedoch einen sorgfältigen Benutzer und ein solides Verständnis der grundlegenden Buchhaltung. Laut dem Entrepreneur Magazin ist es dank der vielfältigen Funktionen von Excel einer der größten Konkurrenten für viele Business-Software-Anwendungen. Für Geschäftsinhaber, die unsicher sind, ob sie in Buchhaltungssoftware investieren werden, kann Excel ein guter Ort sein, um Buchhaltungsaufzeichnungen zu beginnen, bis die Buchhaltungssoftware gekauft ist.

Ein einfaches Datensatz-Setup sollte zunächst Spalten für das Transaktionsdatum, die Transaktionsbeschreibung und die Referenznummer enthalten, wie z. B. Rechnungs- oder Schecknummern. In den nächsten Spalten werden alle Konten aufgelistet, die während des Jahres verwendet werden sollen. Sorgfältiger Gedanke sollte bei der Auswahl der Konten berücksichtigt werden, da es schwierig sein wird, später zurückzugehen und Änderungen vorzunehmen. Von links nach rechts sollten die ersten aufgelisteten Konten Gewinn- und Verlustrechnungen sein, beginnend mit den Einnahmen und endend mit den Ausgaben. Als nächstes werden die Aktivkonten, dann die Passivkonten und schließlich alle Eigenkapitalkonten sein.

Das Hauptbuch verwendet die doppelte Buchführung, um alle Transaktionen des Unternehmens zu verfolgen. Es ist wichtig, dieses Konzept zu verstehen, bevor Sie Excel als Hauptbuch verwenden.

Wenn es sich um eine neue Gesellschaft handelt, wird die erste Transaktion wahrscheinlich das in das Unternehmen investierte Eigenkapital sein. Zum Beispiel beschließt Jane, einen Maschinenladen zu öffnen. Sie hat $ 750, 000 gespart, um das Geschäft mit zu beginnen, und eröffnet ein Geschäftskontrollkonto mit den Fonds.

Bei Verwendung von Konzepten für die doppelte Buchführung weiß Jane, dass durch diese Transaktion das Geldkonto des Unternehmens, die Sollbuchung, erhöht wird und durch eine Erhöhung des Eigenkapitals des Eigentümers, des Krediteintrags, ausgeglichen wird. In diesem Excel-System sollten alle Sollbuchungen als positive Werte aufgezeichnet werden und alle Habenbuchungen sollten mit negativen Werten aufgezeichnet werden.

Jane gibt das Transaktionsdatum und eine Beschreibung wie "Kapitalanlage" in die erste Zeile der Tabelle ein. Sie wird dann einen positiven $ 750, 000-Eintrag in die "Cash" -Kontospalte der Tabelle und einen negativen $ 750, 000-Eintrag in die "Owner's Equity" -Kontospalte der Tabelle einfügen. Als Check sollte Jane eine Summenformel verwenden, um sicherzustellen, dass alle Einträge in jeder Zeile zu $ ​​0 addiert werden.

Jane wird weiterhin für jede Transaktion eine Zeile eingeben. Wenn Jane Geräte mit dem Bargeld des Unternehmens kauft, gibt sie eine Transaktion ein, um eine Debit- oder positive Buchung in der Kontospalte "Equipment" und eine Gutschrift oder einen negativen Eintrag in der Spalte "Cash" anzuzeigen.Wenn sie Bearbeitungsdienste an einen Kunden verkauft, wird sie eine Gutschrift auf das "Revenue" -Konto und eine Belastung auf ein Eigenkapitalkonto erfassen.

Die Summe für jede Kontospalte sollte unten in der Tabelle summiert werden. Die Summe aller Einkommenskonten kann addiert werden, um das gegenwärtige Nettoeinkommen zu berechnen. Andere Spalten können nach Bedarf summiert werden, um z. B. die Gesamtaktiva, die Gesamtverbindlichkeiten und das Eigenkapital zu berechnen.