Ziel des Compliance-Programms ist es, Verstöße gegen Wertpapiergesetze zu verhindern, aufzudecken und zu korrigieren. Zu diesem Zweck müssen Anlageberater, die gemäß Section 203 des Investment Advisers Act von 1940 (das "Advisers Act") registriert sind, über ein Compliance-Programm verfügen. Regel 206 (4) -7 des Advisers Act, allgemein als "die Compliance-Regel" bezeichnet, hat drei Anforderungen:

1. Richtlinien und Verfahren: Verabschiedung und Umsetzung schriftlicher Richtlinien und Verfahren, die geeignet sind, Verstöße gegen Wertpapiervorschriften.
2. Jährliche Überprüfung: nicht weniger häufig als jährlich Überprüfung der Angemessenheit der Richtlinien und Verfahren und der Wirksamkeit ihrer Umsetzung.
3. Chief Compliance Officer: Bestimmen Sie eine Person, die für die Verwaltung des Compliance-Programms des Unternehmens verantwortlich ist. (Weitere Informationen finden Sie unter: Zulassungshinweise für Ihre Aging Clients .)

Compliance-Richtlinien und -Verfahren

Eine Richtlinie ist ein Leitprinzip, mit dem die Richtung in einer Organisation festgelegt wird. Eine Prozedur ist eine Folge von Schritten, die als konsistenter Ansatz befolgt werden müssen, um ein gewünschtes Ergebnis zu erzielen, das mit der Richtlinie übereinstimmt. Als Beispiel kann ein Berater eine Richtlinie haben, die besagt, dass Bareinzahlungen nicht akzeptiert werden. Das Verfahren würde darauf hinweisen, dass das Personal die Bareinzahlung nicht annehmen darf und die Ablehnung im Depotprotokoll vermerken muss. Richtlinien und Verfahren sind die Bausteine ​​eines Compliance-Programms.

Regel 206 (4) -7 legt keine spezifischen Elemente zum Erstellen eines robusten Compliance-Programms fest. Vielmehr muss das Unternehmen seine einzelnen Operationen analysieren, die Interessenkonflikte und die operationellen Risiken seines Beratungsgeschäfts identifizieren und dann Richtlinien und Verfahren sowie interne Kontrollen entwickeln, die diese Risiken und Konflikte adressieren.

Die Mitarbeiter der Abteilung für Investmentmanagement der Securities and Exchange Commission (SEC) legten Leitlinien zur Verabschiedung von Regel 206 (4) -7 vor und gaben an, dass die Richtlinien und Verfahren eines Beraters mindestens Bestimmungen enthalten, die die folgenden Punkte betreffen: Angelegenheiten, soweit zutreffend, für das Unternehmen:

• Portfolio-Management-Prozesse, einschließlich der Zuteilung von Anlagemöglichkeiten bei Kunden, der Einhaltung von Kundenanlagezielen und -beschränkungen sowie der Einhaltung von aufsichtsrechtlichen Anforderungen.
• Genauigkeit der Offenlegung gegenüber Anlegern, Kunden und Aufsichtsbehörden, insbesondere in Bezug auf Portfolioverwaltungsprozesse, Kontoauszüge usw. s
• Eigenhandel für das eigene Konto des Beraters und die persönlichen Handelsaktivitäten seiner beaufsichtigten Personen Personen (wie unten definiert).
• Potenzielle Umwandlung oder unsachgemäße Verwendung von Kundenvermögen durch das Personal des Beraters.
• Erstellung und Pflege der erforderlichen Bücher und Aufzeichnungen, um deren unbefugte Veränderung, Verwendung oder vorzeitige Zerstörung zu verhindern.
• Datenschutzvorkehrungen für Kundendaten und Informationen.
• Handelspraktiken, einschließlich Verfahren für die bestmögliche Ausführung, Nutzung der Kundenbrokerage zum Erhalt von Research- und anderen Dienstleistungen (als "Soft-Dollar-Vereinbarungen" bezeichnet) und Zuteilung von aggregierten Trades zwischen Kunden.
• Marketingpraktiken, einschließlich der Verwendung von Anwälten.
• Bewertung der Kundenbestände und Bewertung der Gebühren auf der Grundlage dieser Bewertungen.
• Kontinuitätspläne.

Ein von der SEC registrierter Berater muss einen Ethikkodex einführen, der als integraler Bestandteil des Compliance-Programms des Beraters dient. Regel 204A-1 des Beratergesetzes legt die Anforderungen fest, die jeder von der SEC registrierte Berater in einem schriftlichen Ethikkodex ansprechen muss. Der Code muss mindestens für alle beaufsichtigten Personen eines Beraters gelten und Folgendes beinhalten: (Weitere Informationen finden Sie unter: Ihr Cybersecurity-Programm: Rechtliche Hinweise .)

• Verhaltensnormen für beaufsichtigte Personen, die die Treuepflichten des Beraters und der Beaufsichtigten widerspiegeln.
• Eine Anforderung an alle beaufsichtigten Personen, die geltenden US-Wertpapiergesetze einzuhalten.
• Eine Anforderung, die alle Zugangspersonen (wie unten definiert) und die Überprüfung durch den Berater, ihre persönlichen Wertpapiergeschäfte und -bestände nach einem strikten Zeitplan melden.
• Eine Anforderung, dass beaufsichtigte Personen Verstöße gegen den Kodex unverzüglich dem Chief Compliance Officer (CCO) und anderen im Kodex bezeichneten Personen melden.
• Eine Anforderung, dass der Berater beaufsichtigte Personen mit einer Kopie des Codes versorgt und schriftliche Empfangsbestätigungen von beaufsichtigten Personen erhält.

Die "beaufsichtigten Personen" eines Beraters sind seine leitenden Angestellten, Direktoren, Partner (und andere Personen mit ähnlichem Status oder ähnlicher Funktion) und Angestellte sowie jede Person, die im Namen des Beraters eine Anlageberatung anbietet und unterliegt seiner Kontrolle und Überwachung. Die "Zugangspersonen" eines Beraters sind eine Untergruppe ihrer beaufsichtigten Personen, die entweder: (1) Zugang zu nichtöffentlichen Informationen über Kundengeschäfte oder Portfoliobestände von "berichtspflichtigen Fonds" * haben oder (2) Wertpapierempfehlungen an Kunden abgeben oder haben Zugriff auf solche Empfehlungen, die nicht öffentlich sind. (Mehr dazu unter: Welche Berater ihre Firma verlassen, sollten berücksichtigen.)

Die Definition der Zugriffsrechte in Regel 204A-1 besagt Folgendes: " wenn die Anlageberatung das Hauptgeschäft des Beraters ist, werden alle Direktoren, leitenden Angestellten und Partner des Beraters angenommen Zugangsberechtigte sein . "

Schreibrichtlinien und Prozeduren

Schriftliche Prozeduren sollten dem Format" Wer "," Was "," Wann "und" Wie "folgen.

• "Wer" muss das Verfahren befolgen?
• "Welche" Schritte müssen ausgeführt werden?
• "Wann" ist das Verfahren anwendbar?
• "Wie" sind die Schritte durchzuführen?

Hier ein Beispiel für eine Richtlinie und ein Verfahren, das dieses Format verwendet:

Richtlinie : Vor der Eröffnung eines Kontos fordert der Berater jeden Kunden auf, eine schriftliche Beratungsvereinbarung mit der Firma zu treffen. .. Der Berater wird keine Beratungsdienste für einen Kunden anbieten, bis alle erforderlichen Unterlagen vollständig, ausgeführt und archiviert sind.

Verfahren : Das für das Öffnen von Kundenkonten zuständige Betriebspersonal sollte vor dem Öffnen des Kontos überprüfen, ob die Dokumentation vollständig ist. Wenn während des Kontoeröffnungsprozesses eine erforderliche Dokumentation fehlt, informiert das Betriebspersonal die IAR, die dem Kunden zugewiesen ist, um fehlende Informationen zu erhalten. Der CCO wird regelmäßige Überprüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Dokumente vollständig und in den Dateien des Unternehmens aufbewahrt werden.

Beim Schreiben von Richtlinien und Verfahren ist es wichtig, dass das Compliance-Personal mit der Geschäftsleitung und den Geschäftseinheiten des Unternehmens zusammenarbeitet. Es ist nicht nur wichtig, sicherzustellen, dass die Verfahren den Geschäftspraktiken entsprechen, sondern auch, dass die eingegangenen Rückmeldungen wertvoll sind und dass die Einbeziehung von Personen in die Formulierung von Richtlinien und Verfahren einen großen Beitrag zur Akzeptanz und Unterstützung während der Implementierungsphase leistet.

Jahresbericht

Die zweite Anforderung gemäß Artikel 206 Absatz 4 -7 schreibt vor, dass von der SEC registrierte Anlageberater mindestens einmal jährlich eine Überprüfung der Angemessenheit und Wirksamkeit ihrer Richtlinien und Verfahren durchführen. Solche Überprüfungen können vom CCO mit Unterstützung anderer Compliance-Mitarbeiter oder externer Berater durchgeführt werden.

Die SEC legte einige Leitlinien für die Verabschiedung der jährlichen Überprüfung durch die Regel fest und wies darauf hin, dass ein Anlageberater unter anderem Folgendes berücksichtigen sollte: (1) alle Compliance-Angelegenheiten, die während des Vorjahres aufgetreten sind, (2) Änderungen in den Geschäftsaktivitäten des Beraters oder seiner verbundenen Unternehmen und (3) Änderungen im Advisers Act oder in anwendbaren Vorschriften, die eine Überarbeitung des Compliance-Programms erforderlich machen könnten. (Weitere Informationen finden Sie unter: SEC Audits: Worauf Finanzberater achten sollten .)

Eine Schlüsselfrage im Überprüfungsprozess ist, ob das Compliance-Programm Verstöße gegen seine Richtlinien und Verfahren erkennen kann und andere regulatorische Anforderungen. Bei der Bewertung dieses Elements sollte der CCO alle bekannten Verstöße gegen das Compliance-Programm, die ergriffenen Abhilfemaßnahmen und die Eignung solcher Maßnahmen berücksichtigen, um künftige Verstöße zu verhindern.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Compliance-Überprüfungsprozesses sind qualitative und quantitative Tests. Beispielsweise könnte ein CCO die persönlichen Handelsberichte und Anträge der Vorabbewerber auf die spezifischen Anforderungen des Codes überprüfen oder öffentliche öffentliche Online-Datenbanken mit politischen Beiträgen für die Namen der Mitarbeiter überprüfen, die dem Pay-to-Play des Beraters unterliegen. Politik.In allen Fällen sollte eine detaillierte Dokumentation der durchgeführten Prüfungen der verschiedenen Elemente des Konformitätsprogramms aufrechterhalten werden.

Auf der Grundlage von Testergebnissen kann der CCO Anpassungen an den Richtlinien, Verfahren und / oder internen Kontrollen des Unternehmens vornehmen, um deren Angemessenheit und Wirksamkeit bei der Verhinderung, Aufdeckung und Korrektur von Verstößen zu verbessern. Alle diese Anpassungen sollten dokumentiert und in einer bestimmten Datei aufbewahrt werden.

Im Jahr 2006 veröffentlichte die SEC einen Leitfaden mit dem Titel "Fragen, die Berater bei der Erstellung oder Überprüfung ihrer Compliance-Programme stellen sollten", um den Beratern bei der Erstellung, Bewertung und Aufrechterhaltung eines Compliance-Programms zu helfen. Der Leitfaden enthält unter anderem eine Liste von Fragen, die bei der Entwicklung eines Compliance-Programms zu berücksichtigen sind, die an die regulatorischen Anforderungen eines Anlageberaters gemäß dem Advisers Act gebunden sind.

Die Berater müssen alle Aufzeichnungen über ihre jährliche Überprüfung fünf Jahre lang nach dem Ende des Geschäftsjahres aufbewahren, in dem die jährliche Überprüfung durchgeführt wurde. In einer Fußnote in der Adoptionsveröffentlichung legte das SEC-Personal seine Ansicht dar, dass diese Aufzeichnungen der SEC und ihren Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden sollen und sie nicht dem Anwaltsgeheimnis, der Arbeitsproduktlehre oder ähnlichem unterliegen. Schutz, egal wer sie vorbereitet (z. B. ., der CCO oder Rechtsbeistand). Obwohl Regel 206 (4) -7 nicht vorschreibt, dass ein Anlageberater einer Partei die Ergebnisse ihrer jährlichen Überprüfung mitteilen muss, ist es ratsam, dass der CCO seine Erkenntnisse und Empfehlungen an die Geschäftsleitung weiterleitet. (Weitere Informationen finden Sie unter: Durchsetzungsmaßnahmen der SEC unter 2015 Record .)

Chief Compliance Officer

Gemäß der Verabschiedungsfreigabe für Regel 206 (4) -7 muss der CCO eine Einzelperson sein. Wer ist kompetent und kenntnisreich in Bezug auf die Berater-Gesetz, und bevollmächtigt mit voller Verantwortung und Befugnisse zur Entwicklung geeigneter Richtlinien und Verfahren. Die Verabschiedung der Pressemitteilung besagt ferner, dass der CCO eine hinreichend lange Dienstaltersstufe und Autorität innerhalb der Organisation des Beraters haben sollte, um die Einhaltung des Compliance-Programms durch andere zu erzwingen und zu zwingen.

Eine der besten Möglichkeiten zur Verbesserung der Compliance-Funktion in einem Unternehmen ist die Verbesserung der Kenntnisse und Fähigkeiten des Compliance-Personals, einschließlich des CCO. In dieser Hinsicht ist die berufliche Entwicklung von entscheidender Bedeutung, zumal neue Herausforderungen und neue Vorschriften immer wieder auftreten. Es gibt zahlreiche Konferenzen, Diskussionsrunden, Berufsbezeichnungen und Schulungsprogramme, die sich der professionellen Entwicklung von Compliance-Personal widmen, und Mentoring kann ein unschätzbares Werkzeug sein. Das Internet bietet eine Fülle von Informationen, und Anwaltskanzleien und Beratungsunternehmen verfügen über E-Mail-Verteilerlisten, die wertvolle Informationen in der Regel kostenlos liefern.

Allgemeine Kenntnisse und Fähigkeiten sind wichtig, aber ebenso wichtig ist das spezifische Wissen über das Geschäftsmodell, das Personal und die Klientel Ihres Unternehmens. Wir bezeichnen dies als "lokales Wissen". "Lokales Wissen wird durch Interaktion und Lernen von Ihren Mitarbeitern entwickelt.

Das Endergebnis

Im Jahr 2011 implementierte die Durchsetzungsabteilung der SEC ihre Compliance-Programminitiative, um sich auf Anlageberater zu konzentrieren, die bisherige Defizite in ihren Compliance-Programmen nicht behoben haben. Anforderungen der Regel 206 (4) -7. Seit 2011 hat die SEC eine Reihe von Beratungsfirmen für die Durchsetzung dieser Initiative eingesetzt und scheint ihre Suche fortzusetzen.

Mit einem neuen Jahr und neuen Vorschriften gleich um die Ecke sollte die Geschäftsleitung überlegen, ob zusätzliche Zeit und / oder Ressourcen zugewiesen werden müssen, um sicherzustellen, dass das Compliance-Programm des Unternehmens robust und das Compliance-Personal gut ausgebildet ist. (Weitere Informationen finden Sie unter: Berater: Vermeidung von SEC-Prüfungen durch Compliance .)

Autor : Craig Watanabe, Senior Compliance Consultant; Herausgeber : Tina Mitchell, Leitende Compliance-Beraterin bei Core Compliance & Legal Services, Inc. (CCLS).

Dieser Artikel dient Informationszwecken und enthält keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Informationen in diesem Dokument sollten sich nicht auf bestimmte Tatsachen oder Umstände beziehen, ohne vorher mit einem Anwalt und / oder einem Steuerberater gesprochen zu haben.

* Ein "berichtspflichtiger Fonds" ist ein Fonds, der gemäß dem Investment Company Act von 1940 (z. B. ein Investmentfonds) registriert ist, für den der Berater entweder als Anlageberater (oder Unterberater) fungiert oder eine Kontrolle ausübt. Beziehung (dh Kontrolle, Kontrolle durch oder unter gemeinsamer Kontrolle) mit dem Berater oder Hauptversicherer eines solchen Fonds.