Viele Unternehmen bieten eine Form von qualifiziertem Pensionsplan an und fallen dabei unter die Governance-Richtlinien des Employee Retirement Income Security Act von 1974 (ERISA). ERISA erstellt Richtlinien und Mindeststandards zum Schutz von Mitarbeitern von Unternehmen des Privatsektors, die an Alters- und Sozialleistungen teilnehmen. Unternehmen, die einen qualifizierten Ruhestandsplan verwalten, der nicht vollständig mit ERISA übereinstimmt, können mit kostspieligen Strafen belegt werden.

Wenn Ihr Mitarbeitervorsorgeplan ein zukünftiges Renteneinkommen vorsieht oder es den Mitarbeitern ermöglicht, die Einkünfte für den Ruhestand zu verschieben, handelt es sich um einen ERISA-Plan. Als Arbeitgeber, der diese ERISA-Planleistungen erbringt, werden Sie von ERISA auch als Treuhänder angesehen, der die Verantwortung für die Verwaltung dieser Pläne übernimmt, und ebenso für die Haftung, falls Ihre Pläne den von ERISA festgelegten Richtlinien und Standards nicht entsprechen.

Konform mit ERISA

Die Erfüllung der ERISA-Konformitätsanforderungen muss nicht übermäßig belastend sein. Während es viele Anforderungen gibt, kann ein guter Third-Party-Administrator (TPA) viel von der Last tragen. Viele der Anforderungen sind kalenderorientiert und erfordern Anmeldeformulare zu bestimmten Terminen. Diese Termintage bilden eine Checkliste, die von einem TPA oder einem Personalmitarbeiter verwaltet werden kann. Andere Anforderungen müssen je nach den Umständen ad hoc erfüllt werden.

ERISA Calendar Checklist

Die Verwaltung von 401 (k) Plänen beinhaltet die Durchführung bestimmter ERISA-Compliance-Aufgaben gemäß einem jährlichen Zeitplan. Dies sind die häufigsten Aufgaben, die in den Checklisten der meisten Unternehmen enthalten sein sollten.

Erstes Quartal des Planjahres: Abgabe von Leistungsaussagen für das vierte Quartal an die Planteilnehmer spätestens 45 Tage nach Ende des Quartals. Stellen Sie Arbeitgeberbeiträge des Vorjahres für einen Steuerabzug im Vorjahr ein.

Zweites Quartal: Abgabe von Leistungsaussagen für die Planteilnehmer im ersten Quartal. Verteilung überschüssiger Abgrenzungen, die 2015 vorgenommen wurden, über den Grenzwert gemäß IRC-Abschnitt 402 (g) hinaus. Für Planteilnehmer, die im Vorjahr 70 ½ Jahre alt werden, verteilen Sie die erforderlichen Mindestdistributionen (RMDs) im ersten Jahr.

Drittes Quartal: Geben Sie Leistungsaussagen für das zweite Quartal an. Datei-Formular 5500 für das vorherige Jahr oder Datei-Formular 5558 für eine Verlängerung von 2,5 Monaten. Wenn das Plandokument im Vorjahr geändert wurde, verteilen Sie eine neue Zusammenfassung des Planplans an die Planteilnehmer. Verteilen Sie einen zusammengefassten Jahresbericht für das Vorjahr an die Planteilnehmer.

Viertes Quartal: Bereitstellung von Leistungsaussagen für das dritte Quartal. Senden Sie relevante Mitteilungen an Teilnehmer, einschließlich Raten oder Änderungen an einem Safe-Harbor-401 (k) -Plan, einer Qualified Default Investment Alternative (QDIA) oder einer automatischen Registrierung.Beheben Sie alle ADP / ACP-Testfehler und zahlen Sie 10% Verbrauchssteuer.

Fortlaufende ERISA-Anforderungen

Einige ERISA-Anforderungen werden im Rahmen der Planverwaltung fortgeführt oder durch Ereignisse ausgelöst.

Einhaltung von Plandokumenten: Stellen Sie sicher, dass die Planverwaltung sich ständig an die Bedingungen des Plans hält. Der IRS betrachtet jede Nichteinhaltung der Bedingungen des Plandokuments als einen operativen Fehler, der, wenn er nicht behoben wird, zu einer Disqualifikation des Plans führen kann.

Jährliche Teilnehmergebühr Offenlegung: Alle planberechtigten Mitarbeiter, beendeten Mitarbeiter und Begünstigten mit einem Kontostand müssen alle 12 Monate eine Offenlegung der Teilnehmergebühr erhalten.

Benachrichtigung über einen Planwechsel: Die Teilnehmer müssen 30 bis 90 Tage vor dem Datum des Inkrafttretens der Änderung über Änderungen am Plan informiert werden.

Möglichkeit der Registrierung: Allen Mitarbeitern, die das Alters- und Dienstleistungsanforderungsprofil erfüllt haben, muss die Möglichkeit eingeräumt werden, sich anzumelden. Sie sollten alle erforderlichen Formulare und Anweisungen zusammen mit einer Beschreibung des zusammenfassenden Plans und etwaigen Mitteilungsmitteilungen erhalten.

Kredit-Compliance: Stellen Sie sicher, dass ausstehende Kredite in Übereinstimmung mit den Policen des Plans und dem Schuldschein der Kreditnehmer zurückgezahlt werden.

Rechtzeitige Einlagen: Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiterstundungen und Darlehenszahlungen rechtzeitig eingezahlt werden, in der Regel gleichzeitig mit Lohnsteuervorauszahlungen.

Führen Sie die vierteljährliche Haushaltsführung durch: Auszahlen von kleinen Kontoständen für gekündigte Mitarbeiter. Prozess Darlehen Standardwerte und verwenden alle nicht zugewiesenen Verfall.

Obwohl die meisten dieser Anforderungen von einem TPA verwaltet werden können, hat der Arbeitgeber-Plan-Sponsor die treuhänderische Pflicht sicherzustellen, dass sie eingehalten und korrekt ausgeführt werden.