Wenn Sie Mitarbeiter haben, einschließlich Sie selbst, haben Sie verschiedene beschäftigungssteuerliche Pflichten. Dazu gehören die Einbehaltung von Einkommenssteuern und Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern (FICA) aus Gehaltszahlungen der Mitarbeiter und die Zahlung des Arbeitgeberanteils von FICA. Mit Ausnahme von sehr kleinen Arbeitgebern müssen Beschäftigungssteuern elektronisch nach einem Zeitplan (normalerweise monatlich oder halbwochenweise) hinterlegt werden. Diese Steuerzahlungen werden vierteljährlich an das IRS auf Formular 941 gemeldet, QUARTERLY Federal Tax Return des Arbeitgebers .

Formulargrundlagen

Formular 941 ist ein zweiseitiges Formular, das aus fünf Teilen besteht:

• Arbeitgeberinformationen . Der Anfang der Seite eins des Formulars wird verwendet, um den Namen des Arbeitgebers (einschließlich eines Firmennamens, wenn nicht der Name des Arbeitgebers), Adresse und Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) anzugeben. Außerdem muss der Arbeitgeber das Quartal angeben, für das das Formular eingereicht wird: Erstes Quartal (Januar, Februar und März), zweites Quartal (April, Mai und Juni), drittes Quartal (Juli, August und September) und viertes Quartal (Oktober). , November und Dezember).

• Teil 1 . Dies ist das Herz des Formulars, da es die Anzahl der Beschäftigten, die Entschädigung und die geschuldeten Steuern anzeigt. Eine größere Beschreibung davon ist unten. Dieser Teil zeigt, ob der Arbeitgeber Steuern schuldet (Restbetrag) oder zu hohe Lohnsteuern hat. Eine Überzahlung kann auf das nächste Quartal angewendet oder als Erstattung erhalten werden (die Auswahl ist in diesem Teil des Formulars angegeben).

• Teil 2 . Dieser Teil, der oben auf Seite 2 steht, erläutert das Steuerpflegesystem für die Lohnsteuer. Der Einzahlungsplan für die meisten Arbeitgeber ist entweder monatlich (eine Aufschlüsselung der Steuerschuld pro Monat ist hier eingetragen) oder halbwöchentlich. (Es gibt eine Einzahlungspflicht am nächsten Tag für Steuern über $ 100, 000; Steuern von weniger als $ 2 500 können mit dem Formular bezahlt werden und müssen nicht hinterlegt werden.) Arbeitgeber, die halbwochenweise Steuern hinterlegen, erklären ihre Steuerschuld für ihre Einzahlungen in Anhang B von Form 941.

• Teil 3 . In diesem Teil werden zwei Fragen zum Unternehmen des Arbeitgebers beantwortet: Ob die Löhne geschlossen wurden oder nicht mehr bezahlt werden (und wann dies geschah) und ob es saisonale Angestellte gibt (so dass nicht jedes Quartal eine vierteljährliche Form erforderlich ist) ..

• Teil 4 . Wenn der Arbeitgeber wünscht, dass der IRS mit einem Dritten spricht, z. B. einem CPA, wird dieser Teil verwendet, um die Telefonnummer und eine selbst ausgewählte fünfstellige persönliche Identifikationsnummer des Dritten (Beauftragten) einzugeben. ..

• Teil 5 . Dieser Teil ist für die Unterschrift des Arbeitgebers bestimmt. Es enthält auch das Datum der Unterzeichnung und eine Telefonnummer tagsüber.

Wenn ein bezahlter Ersteller das Formular ausgefüllt hat, werden die Informationen des Erstellers am Ende des Formulars angegeben, einschließlich:

• Name

• Unterschrift

• Firmenname (oder der Name des Erstellers, falls er selbstständig ist, ohne eine Firma Name)

• Adresse

• Steueridentifikationsnummer (PTIN)

• Signaturdatum

• Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) des Erstellers oder der Firma

• Telefonnummer

Wenn Einlagen nicht übereinstimmen die Höhe der für das Quartal geschuldeten Lohnsteuern, kann eine Zahlung dem Formular beiliegen.Wenn Sie eine Zahlung mit dem Formular 941 leisten, fügen Sie das Formular 941-V, Zahlungsbeleg, bei, das dem IRS hilft, die Zahlung korrekt zu verarbeiten.

Auf dem Formular gemeldete Steuern

Wie bereits erwähnt, wird in Teil 2 die Höhe der Steuern angegeben, die für Löhne, Trinkgelder und andere Entschädigungen gezahlt werden. Es gibt vier Arten von Steuern:

• Einkommensteuern, die von Gehaltszahlungen der Arbeitnehmer einbehalten werden (Zeile 3).

• Sozialversicherungssteuern auf Löhne (Zeile 5a) oder Trinkgelder (Zeile 5b). Der Steuersatz hierfür beträgt 12,4% (deckt sowohl den Arbeitnehmer- als auch den Arbeitgeberanteil dieser Steuer ab).

• Medicare-Steuern (Zeile 5c). Der Steuersatz hierfür beträgt 2,9% (deckt sowohl den Arbeitgeber- als auch den Arbeitnehmeranteil dieser Steuer ab).

• zusätzliche Medicare-Steuern auf die steuerpflichtige Entschädigung über 200.000 US-Dollar. Der Steuersatz hierfür beträgt 0. 9%; es wird ausschließlich von Mitarbeitern bezahlt.

Für kleine Arbeitgeber

Ein Arbeitgeber, der eine Angestelltensteuer von $ 1 000 oder weniger für das Jahr schuldet (eine Gehaltsabrechnung von nicht mehr als $ 6 000), kann das Formular 944, einreichen. , wenn Sie die Erlaubnis dazu bekommen. Rufen Sie 800-829-4933 an oder senden Sie eine schriftliche Anfrage. Sie müssen eine Genehmigung einholen, bevor Sie dieses Formular anstelle von Formular 941 einreichen. Geänderte Formulare

Wenn Sie Form 941 korrigieren müssen, verwenden Sie Formular 941-X,

Angepasster Arbeitgeber QUARTERLY Steuererklärung oder Anspruch auf Rückerstattung für diesen Zweck. Wenn zum Beispiel die Löhne unterschätzt wurden oder die Sozialversicherungssteuer für Trinkgelder überbewertet wurde und Sie den Fehler entdecken, wird dieses Formular verwendet, um den Fehler zu korrigieren. The Bottom Line

Die Beschäftigungssteuern sind eine große Verantwortung. Erfahren Sie mehr darüber, welche Zahlungen an Mitarbeiter steuerpflichtig sind und wie Sie Lohnsteuern in IRS Publications 15 (Circular E) und 15-B abbilden.

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Small Business Tax Obligations: Lohnsteuern, den Zweck des IRS-Formulars 1065 und zu lesen. Der Zweck des W-9-Formulars.