Kein Zweifel, Sie haben den üblichen Satz gehört: "Ein Treffen ist ein Ort, an dem Minuten genommen und Stunden verschwendet werden. "Viele, viele Stunden werden durch Meetings verschwendet. In der Tat, wenn gefragt, um den größten Zeitverschwender bei der Arbeit zu nennen, 24% der befragten Mitarbeiter in einem Gehalt. com-Bericht aufgeführten Sitzungen und Telefonkonferenzen.

Mitarbeiter denken nicht nur, dass Meetings Zeitverschwendung sind. Offenbar glauben sie auch, dass Meetings das Leben aus ihnen heraus saugen. Das klingt übermäßig dramatisch, bis Sie die Ergebnisse einer Clarizen / Harris-Umfrage berücksichtigen. Auf die Frage, was sie lieber tun würden, als in einem Statusmeeting zu sitzen, antwortete fast die Hälfte (46%), dass sie lieber eine unangenehme Aktivität machen würden, wie zum Beispiel:

• Gehen Sie zum DMV
• Sitzen Sie und sehen Sie Farbe trocken
• Verbringen Sie vier Stunden Pendeln zur Arbeit
• Untergraben Sie einen Wurzelkanal
• Holen Sie sich ihre Haare in einer Meeräsche geschnitten
• Packen Sie ein und ziehen Sie in die Antarktis

Weiter gaben 60% der Befragten an, dass sie mehr Zeit für die Vorbereitung auf das Treffen aufwenden als im eigentlichen Meeting: Sie verbringen durchschnittlich 4 bis 6 Stunden pro Woche, um sich auf Statusmeetings vorzubereiten. Sie verbringen 4. 5 Stunden pro Woche in den Statusmeetings.

Darüber hinaus halten 35% der Befragten Statusbesprechungen für Zeitverschwendung und 60% für Multitasking während der Sitzungen.

Viele Mitarbeiter haben bereits das Gefühl, dass sie zu 24-Stunden-Mitarbeitern werden, und sie mögen es nicht, Zeit in bedeutungslosen Meetings zu verschwenden. Manchmal sind jedoch Meetings notwendig, und wenn sie richtig durchgeführt werden, können sie produktiv und erträglich sein - wenn nicht sogar erfreulich. Hier sind zehn Möglichkeiten, wie Sie produktivere Meetings abhalten können.

1. Brechen Sie die Gewohnheit

Nur weil Sie sich jeden Donnerstagnachmittag getroffen haben, heißt das noch lange nicht, dass Sie diesen Weg weitergehen müssen. Einige Gewohnheiten müssen gebrochen werden, und einige Unternehmensrichtlinien müssen neu geschrieben werden. Sie sollten sich aus einem bestimmten Grund treffen, und nicht nur weil Sie es gewohnt sind.

2. Abwägen Ihrer Optionen

Berücksichtigen Sie Ihre anderen Optionen, bevor Sie ein Meeting planen. Statt wöchentlicher Statusbesprechungen könnten Sie sich vielleicht jede zweite Woche treffen. Ausführliche Statusberichte sollten Ihnen genügend Informationen liefern, um zu wissen, was zwischen den Besprechungen vor sich geht. Sie können jederzeit das Telefon anrufen, um jemanden anzurufen, wenn Sie eine Frage haben. Wenn Sie sich zum Teilen von Informationen treffen, sollten Sie darüber nachdenken, diese Informationen per E-Mail zu senden.

3. Seien Sie selektiv

Laden Sie niemals Meetingteilnehmer "für alle Fälle" ein. "Wenn es keinen klaren Grund für bestimmte Personen gibt, an Ihrem Treffen teilzunehmen, laden Sie sie nicht ein oder bitten Sie um ihre Anwesenheit. Zum Beispiel zwingen Sie die Techniker nicht, an Ihrem Verkaufstreffen teilzunehmen, nur für den Fall, dass Sie ein Problem mit dem Betrieb des Laserpointers haben.

4. Vorbereiten im Voraus

Wenn Sie eine Meeting-Agenda erstellen, werden Sie gezwungen, den Zweck des Meetings zu überdenken und eine sequenzielle Gliederung zu erstellen.Achten Sie auch darauf, alle Ihre Informationen im Voraus zu sammeln. Sie sollten das Meeting nie verlassen, um ein vergessenes Objekt zu finden. Außerdem sollten Sie das Zimmer im Voraus buchen, die Reservierung bestätigen und den Raum überprüfen, um sicherzugehen, dass alle Ihre Requisiten (Whiteboard, Kreide für die Tafel usw. .) sind an der vorgesehenen Stelle.

5. Informationen verbreiten

Wenn die Sitzung die Besprechung von spezifischem Material beinhaltet, senden Sie diese Dokumente im Voraus, damit die Teilnehmer genügend Zeit vor dem Meeting haben, um das Material zu überprüfen und Ideen zu formulieren. Die Leute zu bitten, zwei oder drei Fragen, Kommentare oder Bedenken zu dem Treffen einzubringen, ist eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass sich die Meeting-Teilnehmer die Zeit genommen haben, das besprochene Thema zu überprüfen.

6. Start und Ende pünktlich

Alle Teilnehmer haben ihre anstrengenden Arbeitstage beendet, um an Ihrem Meeting teilzunehmen. Respektieren Sie ihre Zeit genug, um das Treffen zur vorgesehenen Zeit zu beginnen. Späte Teilnehmer können informiert werden, wenn das Meeting beendet ist. Achten Sie auch auf die Uhr, damit Sie das Meeting pünktlich beenden können. Fühle auch nicht, dass du den gesamten Zeitschlitz ausfüllen musst. Wenn Sie die Tagesordnungspunkte vorzeitig beenden, belohnen Sie die Teilnehmer, indem Sie sie zur Arbeit zurücklassen.

7. Bleiben Sie auf Kurs

Folgen Sie der Tagesordnung, um das Meeting auf Kurs zu halten, da dies der Schlüssel zum pünktlichen Ende ist. Erlauben Sie es den Teilnehmern nicht, nicht verwandte Themen einzubringen, die das Meeting entgleisen lassen könnten. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Teilnehmer auch konzentriert bleiben. Fordern Sie an, dass sie während des Meetings nicht auf ihre Telefone, Tablets und Laptops zurückgreifen (ein gerätefreies Meeting wird als "Oben-ohne-Meeting" bezeichnet).

8. Kontrollkommentare

Wenn der Zweck des Treffens darin besteht, Probleme zu lösen oder neue Ideen zu entwickeln, müssen Sie die Meinungen der Gruppe einholen. Lassen Sie jedoch nicht die Teilnehmer mit starken Persönlichkeiten die Diskussion dominieren. Stellen Sie sicher, dass jeder die gleiche Chance hat, seine Meinung zu äußern. Vermeiden Sie es außerdem, die einzelnen Punkte immer und immer wieder zu wiederholen. Probleme oder Entscheidungen auf einem Whiteboard oder Flipchart können zeitaufwendige, sich wiederholende Antworten vermeiden.

9. PowerPoint begrenzen

Sie können PowerPoint verwenden, um einige Diagramme, Diagramme oder Aufzählungszeichen zu präsentieren, aber keine PowerPoint-gesteuerte Besprechung haben. Mit anderen Worten, legen Sie nicht alle Ihre Informationen in PowerPoint ab und verbringen Sie dann das gesamte Meeting damit, jede einzelne Folie zu lesen.

10. Sei ehrlich

Wenn eine bestimmte Entscheidung bereits getroffen wurde, solltest du nicht so tun, als ob die Teilnehmer zusammengerufen worden wären, um ihre Meinung abzugeben oder sich für eine Vorgehensweise zu entscheiden. Nichts lässt die Mitarbeiter unproduktiver wirken als Zeit und Mühe, wenn ihr Input keine Rolle spielt.

The Bottom Line

Manchmal sind Meetings wichtig, aber viele Mitarbeiter zählen sie zu den schlimmsten berufsbezogenen Aufgaben. Es lohnt sich, Ihre Meetings zielgerichteter, relevanter und effektiver zu gestalten.