Das alte Sprichwort "Hoffnung auf das Beste und Vorbereitung auf das Schlimmste" trifft auf viele Dinge zu - nicht zuletzt auf die Aussicht, von der Securities and Exchange Commission geprüft zu werden. (Mehr dazu: Was löst ein SEC-Audit aus? )

Während kein Finanzberater geprüft werden möchte, glauben Compliance-Experten, dass der ideale Zeitpunkt für die Vorbereitung auf diese Kontingenz vor ein Prüfungsschreiben ist eingegangen. In der Tat sollten Berater jederzeit auf ein Audit vorbereitet sein - auch wenn sie, wie ihre Kollegen, hoffen, dass sie nie einem unterworfen werden.

Vorbereiten, Vorbereiten, Vorbereiten

Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Sie für ein Audit bereit sind, ist es, die Vorbereitung zu einem Teil Ihrer normalen Geschäftsabläufe zu machen. Wenn Sie wissen, wo alles ist und organisiert ist, gibt es keine Panik in letzter Minute, wenn Sie den Anruf von der SEC erhalten. (Weitere Informationen finden Sie unter: Überstehen eines SEC-Audits: Tipps für Berater .)

Hier sind einige definitive Schritte, die Berater unternehmen können, um sich selbst vorzubereiten:

• Organisieren Sie alle Datensätze . SEC-Auditoren verlangen große Mengen an Datensätzen, die in dem Moment, in dem ein Audit beginnt, in aller Eile produziert werden müssen. Ein Unternehmen zu führen ist keine Entschuldigung für die Nichteinhaltung in einer gründlichen und fristgerechten Weise. Und erwarte das Unerwartete. Sogar mit einem Vorsprung müssen bestimmte Anfragen die Angelegenheit verkomplizieren. Beginnen Sie also heute damit, Rekorde aufzustellen, und klettern Sie morgen weniger. (Weitere Informationen finden Sie unter: Starten eines Small Business: Datensatz-Keeping .)
• Bleiben Sie auf dem aktuellen Stand . Richten Sie eine monatliche Routine für die Aktualisierung der Daten ein, um die aktuellsten Anbieter- und Kundenlisten wiederzugeben. Es ist auch wichtig, aktuelle ADV- und AUA-Formulare beizubehalten. Ersteres gilt für Anlageberater, die mehr als 25 Millionen US-Dollar verwalten, und erläutert grundlegende Informationen wie verwaltete Vermögen (Assets under Management, AUM), Anlagestil und Schlüsselpersonal. Form AUA (verwaltete Vermögen) stellt die Gesamtgröße des Verwahrportfolios eines Instituts dar. Diese Messung unterscheidet sich von AUMa, das sich auf aktiv verwaltete Vermögenswerte einer Firma bezieht. Beide Formen ADV und AUA können von lokalen SEC-Niederlassungen oder der Website der Regulierungsbehörde, www. sek. reg. (Weitere Informationen finden Sie unter: Policing the Securities Market: Ein Überblick über die SEC .)
• Erstellen Sie ein Audit-Protokoll . Ein Entwurf, der beschreibt, wie Mitarbeiter handeln sollten und was sie erwarten sollten, hilft ihnen dabei, sich vertraut zu machen und sich mit dem Auditprozess vertraut zu machen, bevor er eintritt. Eine solche Entmystifizierung reduziert Spannungen, minimiert Fehler und schafft Vertrauen. (Weitere Informationen finden Sie unter: Beziehen Sie einen Job in Übereinstimmung .)
• Führen Sie eine Scheinprüfung durch. Ähnlich wie ein Audit-Protokoll die Mitarbeiter mental auf das Hauptereignis vorbereiten kann, werden Schein-Audit-Sitzungen, die von einer dritten Partei geleitet werden, den Mitarbeitern helfen, Leistungsangst zu überwinden und Schwächen in ihrem Verhalten zu beseitigen - ohne dass der Stress im Raum herrscht.Mock Audits zeigen auch eine Verpflichtung, um es richtig zu machen - eine Tatsache, die Regulierungsbehörden beeindruckt, sie wissen lassen, dass Sie sie ernst nehmen. (Weitere Informationen finden Sie unter: Wenn die Finanzaufsichtsbehörden Sie im Stich lassen .)
• Bereiten Sie sich auf Durchsetzungsmaßnahmen vor . Die meisten Audits enthüllen keine schwerwiegenden Verstöße, aber informelle Empfehlungen, die sich aus Audits ergeben, sind gestiegen. Um ein solches Ergebnis (und die damit verbundenen Geldstrafen) zu planen, sollten Unternehmen die Anwaltskosten senken, indem sie die Abrechnungszeit verkürzen und interne Tools wie Bates-Stempel und Produktionsdiagramme bei der Vorbereitung von Dokumenten für die Anwaltsprüfung verwenden. (Weitere Informationen finden Sie unter: Top 5 Softwareprogramme, die von Finanzberatern verwendet werden.)
• Stellen Sie Fragen . Schließlich sollten Berater keine Angst davor haben, bewaffnet mit Fragen aufzutauchen, um Regulierungsbehörden zu fragen; Dadurch wird der Prüfungsprozess für alle Beteiligten rationalisiert. Zu wissen, ob Ihr Unternehmen zufällig angesprochen wurde, ob das Audit das Ergebnis einer bestimmten Ursache ist oder ob es nur Teil eines branchenweiten Sweeps ist, wird Ihnen dabei helfen, den richtigen Kader an Informationen zusammenzustellen, der der spezifischen Art der Anfrage. (Weitere Informationen finden Sie unter: Die SEC verstehen.)

Die Bottom Line

Audits sind von Natur aus unerwünschte und unangenehme Realitäten eines Finanzberaters. Indem Sie Ihre sprichwörtlichen Enten in eine Reihe bringen - bevor Sie mit einer formellen Anfrage getroffen werden - können Sie den Prozess erleichtern und vereinfachen, Kosten senken und die Auswirkungen minimieren. (Mehr dazu unter: Ein Tag im Leben eines Finanzberaters .)