Der Unterschied zwischen einem Hauptbuch und der allgemeinen Zeitschrift besteht darin, dass die allgemeine Zeitschrift als Anfangsbuchung gilt. Das Hauptbuch und das allgemeine Journal helfen bei der Erstellung eines doppelten Buchhaltungsdatensatzsystems, das zur Aufzeichnung von Finanztransaktionen verwendet wird. Diese beiden Aufzeichnungswerkzeuge erfassen die zwei unterschiedlichen Auswirkungen von Finanztransaktionen, die Belastungen und Gutschriften beinhalten. Die Transaktionen und Datensätze aus der allgemeinen Buchungsart werden in die Hauptbuchkonten übertragen. Nachdem Salden berechnet wurden, werden sie vom Ledger in eine Testbilanz übertragen. Seit 2015 verwenden die meisten Unternehmen Software zur Erfassung von Transaktionen in Hauptbüchern und allgemeinen Journalen.
Die allgemeine Zeitschrift wird als erstes Buch anerkannt. Diese Zeitschrift ist der erste Ort, an dem Transaktionen aufgezeichnet werden. Diese Buchhaltungsmethode war populärer, als Computer und Software nicht leicht verfügbar waren. Jede Seite im allgemeinen Journal enthält Spalten für Datumsangaben, Seriennummern und Debit- oder Kreditdatensätze. Die allgemeine Zeitschrift bietet auch eine Beschreibung für jede Transaktion. Einige Organisationen führen Fachzeitschriften wie Kauf- oder Verkaufszeitschriften. Die Fachzeitschriften erfassen nur bestimmte Arten von Transaktionen, während allgemeine Zeitschriften alle anderen Transaktionen aufzeichnen.
Ein Hauptbuch ist im Allgemeinen eine Datei oder ein Buch, in dem Aufzeichnungen über alle relevanten Konten geführt werden. Das Ledger wird verwendet, um bis zu fünf relevante Buchhaltungspositionen zu verfolgen, die Ausgaben, Vermögenswerte, Erträge, Verbindlichkeiten und Kapital enthalten. Jedes relevante Buchhaltungselement hat eine zweispaltige T-förmige Tabelle. Der Kontentitel befindet sich oben in der T-förmigen Tabelle, und die Tabelle enthält Debit- und Krediteinträge. Die Sollbuchungen befinden sich auf der linken Seite der T-förmigen Tabelle und die Krediteinträge befinden sich auf der rechten Seite. Für einige Organisationen enthält das Hauptbuch zusätzliche Spalten für Datumsangaben, Transaktionsbeschreibungen und Seriennummern.
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