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Die passiven Rechnungsabgrenzungsposten, die auch als nicht verdiente Umsatzerlöse bezeichnet werden, werden in der Bilanz als Verbindlichkeit ausgewiesen, weil die Erlöserfassung im Rahmen der Periodenrechnung noch nicht abgeschlossen ist. Produkt oder Dienstleistung ist immer noch an den Käufer. Wenn ein Unternehmen die periodengerechte Buchführung anwendet, wird der Umsatz nur dann als verdient verbucht, wenn Geld von einem Käufer eingeht und die Waren oder Dienstleistungen an den Käufer geliefert werden. Wenn ein Unternehmen einen passiven Rechnungsabgrenzungsposten anlegt, liegt das daran, dass ein Käufer oder Kunde im Voraus für eine Ware oder Dienstleistung bezahlt hat, die zu einem späteren Zeitpunkt geliefert werden soll.

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Auf diese Weise erhaltene Bargeldzahlungen werden als Verbindlichkeit betrachtet, da immer noch die Möglichkeit besteht, dass die Ware oder Dienstleistung nicht geliefert wird oder der Käufer seine Bestellung stornieren kann. In beiden Fällen muss ein Unternehmen den Kunden zurückzahlen, es sei denn, in einem unterzeichneten Vertrag wurden andere Zahlungsbedingungen ausdrücklich angegeben.

Ein Beispiel für aufgeschobene Einnahmen ist der Fall, wenn ein Zeitschriftenunternehmen Zahlungen in Form von Jahresabonnements annimmt, die jährlich bezahlt werden. Liefert das Zeitschriftenunternehmen eine Monatszeitschrift, kann pro Monat nur ein Zwölftel des gesammelten Geldes erkannt werden, da die vollen 12 Magazine noch nicht ausgeliefert wurden.

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Wenn ein Kunde beschließt, sein Abonnement zu kündigen, oder das Zeitschriftenunternehmen beschließt, das abonnierte Magazin einzustellen, ist das Unternehmen verpflichtet, das nicht verdiente Geld an den Kunden zurückzugeben, sofern nicht zuvor anders angegeben. Dies ist genau der Grund, warum es bis zum Erwerb als eine Verbindlichkeit angesehen wird.