Die Abgleichung der Bank ist ein notwendiger Prozess, um potenzielle Fehler, Betrug oder Unregelmäßigkeiten zu erkennen und das Unternehmen in die Lage zu versetzen, angemessene Anpassungen an seinem Kassenbestand vorzunehmen. Die Überleitung der Bank liefert eine unabhängige, externe Aufzeichnung der Zahlungsströme eines Unternehmens.
Ein ordnungsgemäßes Cash Management ist für jedes Unternehmen eine unerlässliche Praxis. Um finanziell solvent und solide zu bleiben, muss ein Unternehmen sicherstellen, dass es immer genügend Barmittel zur Verfügung hat, um seinen finanziellen Verpflichtungen nachzukommen. Ein weiteres Element des guten Cash Managements ist die Tatsache, dass Bargeld investiert wird, um eine Rendite zu erwirtschaften. Ein Schatzmeister des Unternehmens sollte regelmäßig die Zahlungsströme des Unternehmens untersuchen und versuchen, Perioden vorherzusehen, in denen das Unternehmen überschüssige Barmittel zur Verfügung hat oder wenn die Cashflows des Unternehmens problematisch werden können.
Die meisten Unternehmen erstellen ein detailliertes Cash-Budget, das regelmäßig überprüft und aktualisiert wird. Das Kassenbudget sieht im Rahmen des Cash-Management-Plans des Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum erwartete Mittelzu- und -abflüsse vor.
Neben dem Cash-Budget setzen Unternehmen im Rahmen des Cashflow-Managements in der Regel eine Reihe von Cash-Control-Policies. Cash-Control-Policies stellen sicher, dass der Zugriff auf die Barmittel des Unternehmens auf angemessenes Personal beschränkt ist, dass die Barausgleichspflichten den entsprechenden Parteien zugewiesen werden und dass etablierte Standards für die Rechenschaftspflicht bestehen. Einige gängige Kassenkontrollrichtlinien regeln die Behandlung von Einnahmen aus Barverkäufen, die Bearbeitung von Postsendungen mit Schecks oder Rechnungen, die Abwicklung von Bankeinlagen, die Erfassung von erhaltenen Zahlungen und Kontrollen in Bezug auf Barauszahlungen. Die Auszahlungskontrollen umfassen normalerweise Verfahren für Scheck- oder Kreditkartenauszahlungen, die Handhabung von Kassenmitteln und Belege für Barauszahlungen.
Der Abgleich der Bank ist ein wichtiges Element für die Cash-Control-Policies eines Unternehmens, da die Mittelzuflüsse und -abflüsse des Unternehmens mit einer externen Quelle von Cashflow-Aufzeichnungen überprüft werden. Die Buchhaltungsabteilung bezeichnet eine Person, die nicht regelmäßig an der Abwicklung von Geldbelegen und Barauszahlungen beteiligt ist, um die Kontoauszüge des Unternehmens jeden Monat abzustimmen. Diese Kassenkontrollpolitik verhindert Betrug, indem sie eine unabhängige Überprüfung durch eine Person vorsieht, die nicht an der Abwicklung von Bargeld beteiligt ist.
Der Bankabgleichsprozess vergleicht die Bankunterlagen mit den Aufzeichnungen des Unternehmens und gleicht Unterschiede aus. Der erste Schritt der Bankabstimmung vergleicht den Kassenbestand auf dem monatlichen Kontoauszug mit dem Kassenbestand im Hauptbuch des Unternehmens. Die beiden Bilanzen unterscheiden sich häufig. Unterschiede ergeben sich gewöhnlich aus solchen Dingen wie Einlagen, die von der Gesellschaft erfasst, aber noch nicht von der Bank erfasst wurden, und Posten, die auf dem Kontoauszug ausgewiesen, aber noch nicht von der Gesellschaft erfasst wurden.Diese Bankpositionen können ungenügende Scheckgebühren, Bankdienstleistungsgebühren oder auf das Konto gezahlte Zinsen umfassen.
Neben dem grundlegenden Vergleich von Salden vergleichen einige Unternehmen auch die Anzahl der von der Bank erfassten Belastungen mit der Anzahl der vom Unternehmen erfassten Auszahlungen als zusätzliche Prüfung auf Betrug oder Fehler.
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