Eine wachsende Zahl von Plansponsoren kommt zu der Erkenntnis, dass keine einzige Person über die gesamte juristische und Investmentkompetenz verfügen kann, um die Komplexität eines 401 (k) Plans selbst zu bewältigen. Deshalb wenden sich viele Menschen an Investitionsausschüsse. Eine Gruppe qualifizierter und sachkundiger Personen zusammenzuführen, um die Investitionsfunktionen eines Plans zu überwachen, ist eine solide Strategie. Wenn bestimmte Best Practices nicht befolgt werden, kann dies jedoch nicht dazu beitragen, die treuhänderische Verantwortung des Plansponsors zu stärken.

Der Zweck eines Anlageausschusses

Der Hauptzweck eines Anlageausschusses besteht darin, nachzuweisen, dass der Plan gemäß den hohen Standards für die Einhaltung des Employee Retirement Income Security Act ( ERISA). ERISA bietet nur sehr wenige Anleitungen für Plansponsoren bei der Festlegung von Verfahren und Praktiken zur Erfüllung ihrer Aufgaben. Es ist in der Regel den Sponsoren überlassen, die Regeln zu interpretieren und ihre Fähigkeiten und Ressourcen anzuwenden, um sicherzustellen, dass ihr Plan vollständig eingehalten wird. Viele Plansponsoren haben Investitionsausschüsse eingerichtet, um die Investitionsaufsicht zu gewährleisten und an der treuhänderischen Verantwortung für die Verwaltung ihrer Pläne teilzuhaben. Die Existenz eines Investitionsausschusses zeigt die Verpflichtung, formalisierte Verfahren und Praktiken einzuhalten, um die strikte Einhaltung von ERISA sicherzustellen. Durch Best Practices kann sichergestellt werden, dass die Anforderungen von ERISA an Rechenschaftspflicht, Objektivität und Due Diligence bei der Verwaltung von Planvermögen erfüllt werden.

Best Practices für Investitionsausschüsse, die zu folgen haben

Optimale Zusammensetzung erstellen

Die Teilnahme am Investitionsausschuss sollte freiwillig sein, sollte jedoch für die verschiedenen beteiligten Interessen repräsentativ sein. Jeder, der mit dem Plan treuhänderisch handelt, sollte einbezogen werden. Die Geschäftsleitung sollte entweder durch den Chief Financial Officer (CFO) oder den Chief Operating Officer (COO) vertreten sein. Der Rechtsbeistand des Unternehmens sollte auch bei den Sitzungen anwesend sein. Diese sollten die einzigen ständigen Mitglieder des Ausschusses sein, die über Stimmrecht verfügen. Weitere Teilnehmer können einen Vertreter der Mitarbeitergruppe sowie Vertreter der Anbieter des Plans wie den Treuhänder, den Administrator und den Anlageberater des Plans einschließen. Diese Mitglieder haben möglicherweise keine Stimmrechte und ihre Mitgliedschaft kann auf drei oder vier Jahre beschränkt werden. Jedes Jahr sollte die Mitgliedschaft einen Vorsitzenden und einen Sekretär wählen, der für die Dokumentation aller Diskussionen und Entscheidungen während der Ausschusssitzungen verantwortlich ist.

Eine schriftliche Charta erstellen

Eine schriftliche Charta formuliert die Struktur des Ausschusses und legt Erwartungen fest, was erreicht werden soll.Neben der Definition des Zwecks und der Zuständigkeiten der Ausschussmitglieder werden die Prozesse für die Durchführung von Planprüfungen und Entscheidungen beschrieben. Die Charta sollte detailliert darauf eingehen, wie Mitglieder ausgewählt oder entfernt werden, wann und wie Besprechungen abgehalten werden, wie Anlageberater und Drittanbieter ausgewählt werden und wer als Bevollmächtigter für die Ausführung der Anweisungen des Ausschusses fungieren kann.

Erstellen einer Erklärung zur Anlagepolitik

Durch eine formale Erklärung zur Anlagepolitik (IPS) wird die Konsistenz bei der Verwaltung des Investitionsplans sichergestellt. Obwohl es keine ERISA-Anforderung für ein IPS gibt, ist das Vorhandensein eines solchen Verfahrens ein weiterer Beweis für ein Bekenntnis zu treuhänderischen Verhaltensstandards. Das IPS muss nicht langwierig oder detailliert sein. Ihr Zweck ist es, als Richtschnur für fundierte Entscheidungen im Einklang mit der Anlagephilosophie des Plans zu dienen. Das IPS ist auch das Leitdokument für den Anlageberater des Plans, dessen Leistung unter Berücksichtigung seiner Richtlinien überprüft wird. Das IPS sollte bei jeder Sitzung überprüft werden, um Diskussionen und Entscheidungen zu regeln.

Alles dokumentieren

Wenn der Hauptzweck des Anlageausschusses darin besteht, die Einhaltung vorsichtiger Verfahren und Praktiken bei Investitionsentscheidungen nachzuweisen, besteht die wichtigste Aufgabe des Ausschusses darin, alles gründlich zu dokumentieren, einschließlich der Sitzungsprotokolle des Ausschusses. Besprechung, Diskussionen, Entscheidungen und Details darüber, wie Entscheidungen formuliert wurden. Der Bericht sollte an alle Ausschussmitglieder zur Überprüfung der Richtigkeit und ihrer Billigung verteilt werden. Es sollte auch allen Personen mit Aufsichtspflichten zur Verfügung gestellt und bei anderen treuhänderischen Prüfungsmaterialien eingereicht werden.