Ein Abrechnungsinformationssystem (AIS) ist eine Struktur, die ein Unternehmen verwendet, um seine Finanzdaten zu sammeln, zu speichern, zu verwalten, zu verarbeiten, abzurufen und zu melden, so dass es von Buchhaltern, Beratern und Unternehmen genutzt werden kann. Analysten, Manager, Chief Financial Officers (CFOs), Wirtschaftsprüfer sowie Aufsichts- und Steuerbehörden. Insbesondere arbeiten speziell geschulte Buchhalter mit AIS zusammen, um ein Höchstmaß an Genauigkeit bei den Finanztransaktionen und Aufzeichnungen eines Unternehmens zu gewährleisten und Finanzdaten für diejenigen, die legitimerweise darauf Zugriff haben, leicht zugänglich zu machen, während Daten intakt und sicher aufbewahrt werden. Dieser Artikel beschreibt die Hauptkomponenten eines AIS und einige seiner realen Anwendungen.

AD:

TUTORIAL: Finanzielle Berichterstattung

Komponenten eines Rechnungsinformationssystems
Rechnungsinformationssysteme bestehen im Allgemeinen aus sechs Hauptteilen: Personen, Verfahren und Anweisungen, Daten, Software, Informationstechnologie Infrastruktur und interne Kontrollen. Betrachten wir jede Komponente im Detail.

Leute
Die Leute in einem AIS sind einfach die Systembenutzer. Zu den Fachleuten, die das AIS einer Organisation verwenden müssen, gehören Buchhalter, Berater, Business Analysten, Manager, Chief Financial Officers und Wirtschaftsprüfer. (Erfahren Sie mehr in Was macht ein Chief Financial Officer? )

AD:

Ein AIS hilft den verschiedenen Abteilungen innerhalb eines Unternehmens zusammenzuarbeiten. Zum Beispiel kann das Management Verkaufsziele festlegen, für die das Personal dann die entsprechende Menge an Inventar bestellen kann. Der Bestandsauftrag informiert die Buchhaltung über eine neue Verbindlichkeit. Wenn Verkäufe getätigt werden, können Vertriebsmitarbeiter Kundenaufträge eingeben, Buchhaltung kann Kunden in Rechnung stellen, das Lager kann die Bestellung zusammenstellen, die Versandabteilung kann sie absenden, und die Buchhaltungsabteilung wird über eine neue Forderung benachrichtigt. Der Kundenservice kann dann Kundensendungen verfolgen und das System kann Verkaufsberichte für das Management erstellen. Manager können auch Lagerkosten, Versandkosten, Herstellungskosten und so weiter sehen.

AD:

Mit einem gut konzipierten AIS können alle Mitarbeiter innerhalb einer Organisation, die dazu berechtigt sind, auf dasselbe System zugreifen und dieselben Informationen erhalten. Ein AIS vereinfacht außerdem das Abrufen von Informationen an Personen außerhalb der Organisation, wenn dies erforderlich ist. Beispielsweise könnten Berater die Informationen in einem AIS verwenden, um die Effektivität der Preisstruktur des Unternehmens zu analysieren, indem sie Kostendaten, Verkaufsdaten und Einnahmen betrachten. Darüber hinaus können Prüfer die Daten verwenden, um die internen Kontrollen, die Finanzlage und die Einhaltung des Sarbanes-Oxley Act (SOX) zu beurteilen. (Weitere Informationen zu den Rechnungslegungsvorschriften finden Sie unter Finanzgeschichte: Der Aufstieg der modernen Rechnungslegung .)

Das AIS sollte so gestaltet sein, dass es die Bedürfnisse der Benutzer erfüllt, die es verwenden werden.Das System sollte auch einfach zu verwenden sein und die Effizienz verbessern, nicht behindern.

Prozedur und Anweisungen
Die Prozedur und die Anweisungen eines AIS sind die Methoden, die zum Sammeln, Speichern, Abrufen und Verarbeiten von Daten verwendet werden. Diese Methoden sind sowohl manuell als auch automatisiert und die Daten können sowohl von internen Quellen (z. B. Mitarbeitern) als auch von externen Quellen (z. B. Online-Bestellungen von Kunden) stammen. Prozeduren und Anweisungen werden in AIS-Software kodiert. Sie sollten auch durch Dokumentation und Schulung in die Mitarbeiter "codiert" werden. Verfahren und Anweisungen müssen konsistent befolgt werden, um wirksam zu sein.

Zum Speichern von Informationen muss ein AIS über eine Datenbankstruktur verfügen, wie z. B. eine strukturierte Abfragesprache (Structured Query Language, SQL), eine Computersprache, die üblicherweise für Datenbanken verwendet wird. Das AIS benötigt außerdem verschiedene Eingabebildschirme für die verschiedenen Typen von Systembenutzern und verschiedene Arten der Dateneingabe sowie verschiedene Ausgabeformate, um die Bedürfnisse verschiedener Benutzer und verschiedener Arten von Informationen zu erfüllen. (Klingt ein Job als finanzieller Spürhund für Sie interessant? Erfahren Sie mehr in Aufdeckung einer Karriere in der forensischen Buchhaltung .)

Daten
Die in einem AIS enthaltenen Daten sind alle Finanzinformationen, die für die Geschäftspraktiken der Organisation. Alle Geschäftsdaten, die sich auf die Finanzen des Unternehmens auswirken, sollten in ein AIS aufgenommen werden. Die in einem AIS enthaltenen Daten hängen von der Art des Unternehmens ab, können jedoch Folgendes umfassen:

• Kundenaufträge
• Kundenfakturierungsanweisungen
• Verkaufsanalyseberichte
• Bestellanforderungen
• Lieferantenrechnungen
• Prüfregister
• Hauptbuch
• Bestandsdaten
• Gehaltsabrechnungsinformationen
• Uhrzeit
• Steuerinformationen

Diese Daten können dann zur Erstellung von Buchhaltungsauszügen und Berichten wie Debitorenalterung, Abschreibungspläne, Bilanz, Gewinn und Verlust und so weiter. Mit all diesen Daten an einem Ort - im AIS - erleichtert das Unternehmen die Führung von Aufzeichnungen, Berichten, Analysen, Audits und Entscheidungen. Damit die Daten nützlich sind, muss sie vollständig, richtig und relevant sein.

Auf der anderen Seite enthalten Beispiele von Daten, die nicht in ein AIS gelangen würden, Memos, Korrespondenzen, Präsentationen und Handbücher. Diese Dokumente könnten eine tangentiale Beziehung zu den Finanzen des Unternehmens haben, aber abgesehen von den Standard-Fußnoten sind sie nicht wirklich Teil der Finanzbuchhaltung des Unternehmens.

Software
Die Softwarekomponente eines AIS sind die Computerprogramme, die zum Speichern, Abrufen, Verarbeiten und Analysieren der Finanzdaten des Unternehmens verwendet werden. Bevor es Computer gab, waren AISs manuelle, papierbasierte Systeme, aber heutzutage verwenden die meisten Firmen Computersoftware als Basis des AIS. Kleine Unternehmen könnten Intuit Quickbooks, Sage Peachtree Buchhaltung oder Microsoft Small Business Accounting verwenden, aber es gibt viele andere. Kleine bis mittelgroße Unternehmen könnten SAP Business One verwenden. Mittelgroße und große Unternehmen können Microsoft Dynamics GP, Sage Group MAS 90 oder MAS 200, Oracle Peoplesoft oder Epicor Financial Management verwenden.

Qualität, Zuverlässigkeit und Sicherheit sind Schlüsselkomponenten einer effektiven AIS-Software. Manager verlassen sich auf die Informationen, die sie ausgibt, um Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen, und sie benötigen qualitativ hochwertige Informationen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.

AIS-Softwareprogramme können angepasst werden, um die besonderen Anforderungen verschiedener Unternehmen zu erfüllen. Wenn ein bestehendes Programm nicht den Bedürfnissen eines Unternehmens entspricht, kann Software auch intern mit erheblichem Input von Endbenutzern entwickelt werden oder von einem Drittunternehmen speziell für die Organisation entwickelt werden. Das System könnte sogar an eine spezialisierte Firma ausgelagert werden.

Für börsennotierte Unternehmen, egal welches Softwareprogramm und welche Anpassungsoptionen das Unternehmen wählt, werden die Sarbanes-Oxley-Vorschriften zu einem gewissen Grad die Struktur des AIS bestimmen. Dies liegt daran, dass SOX-Vorschriften interne Kontrollen und Prüfverfahren festlegen, denen öffentliche Unternehmen entsprechen müssen.

Informationstechnologie-Infrastruktur
Die Informationstechnologie-Infrastruktur ist nur ein ausgefallener Name für die Hardware, die zum Betrieb des Abrechnungsinformationssystems verwendet wird. Die meisten dieser Hardwareelemente sind Dinge, die ein Unternehmen sowieso benötigen sollte - dazu gehören PCs, Server, Drucker, Überspannungsschutzgeräte, Router, Speichermedien und möglicherweise eine Notstromversorgung. Zu den Faktoren, die bei der Auswahl der Hardware berücksichtigt werden müssen, gehören neben Kosten auch Geschwindigkeit, Speicherfähigkeit und ob sie erweitert und aktualisiert werden können. (Denken Sie daran, ein Buchhalter zu werden? Lesen Sie, Einkaufen für eine Buchhaltungszertifizierung .)

Vielleicht am wichtigsten ist, dass die für ein AIS ausgewählte Hardware mit der beabsichtigten Software kompatibel sein muss. Im Idealfall wäre es nicht nur kompatibel, sondern optimal, ein klobiges System ist viel weniger hilfreich als ein schneller. Unternehmen können die Hardware- und Software-Kompatibilitätsanforderungen leicht erfüllen, indem sie ein schlüsselfertiges System erwerben, das sowohl die Hardware als auch die Software enthält, die das Unternehmen benötigt. Der Kauf eines schlüsselfertigen Systems bedeutet theoretisch, dass das Unternehmen eine optimale Kombination von Hardware und Software für sein AIS erhält.

Ein guter AIS sollte auch einen Plan für die Wartung, Wartung, Ersetzung und Aktualisierung von Komponenten des Hardwaresystems sowie einen Plan für die Entsorgung von kaputter und veralteter Hardware enthalten, so dass sensible Daten vollständig zerstört werden.

Interne Kontrollen
Die internen Kontrollen eines AIS sind die Sicherheitsmaßnahmen, die darin enthalten sind, um sensible Daten zu schützen. Diese können so einfach wie Passwörter oder so komplex wie biometrische Identifikation sein. Ein AIS muss über interne Kontrollen verfügen, um sich vor unbefugtem Zugriff durch Computer zu schützen und den Zugriff auf autorisierte Benutzer einzuschränken, zu denen auch einige Benutzer innerhalb des Unternehmens gehören. Es muss auch den unautorisierten Dateizugriff durch Personen verhindern, die nur auf ausgewählte Teile des Systems zugreifen dürfen. (Weitere Informationen zur persönlichen Sicherheit finden Sie unter Schutz Ihrer Finanzdokumente vor Katastrophen .)

Ein AIS enthält vertrauliche Informationen, die nicht nur dem Unternehmen, sondern auch seinen Mitarbeitern und Kunden gehören.Diese Daten können Sozialversicherungsnummern, Gehaltsinformationen, Kreditkartennummern usw. enthalten. Alle Daten in einem AIS sollten verschlüsselt sein und der Zugriff auf das System sollte protokolliert und überwacht werden. Die Systemaktivität sollte ebenfalls nachvollziehbar sein.

Ein AIS benötigt außerdem interne Kontrollen, die ihn vor Computerviren, Hackern und anderen internen und externen Bedrohungen der Netzwerksicherheit schützen. Darüber hinaus muss es vor Naturkatastrophen und Stromstößen geschützt werden, die zu Datenverlust führen können. (Erfahren Sie, wie Sie einen Job in diesem Bereich bekommen können, lesen Sie A Guide to Careers In Accounting Information Systems .)

AISs im wirklichen Leben
Wir haben gesehen, wie ein gut durchdachtes AIS es erlaubt ein Geschäft, das täglich reibungslos funktioniert oder dessen Betrieb behindert, wenn das System schlecht konzipiert ist. Eine dritte Verwendung für ein AIS ist, dass, wenn ein Unternehmen in Schwierigkeiten ist, die Daten in seinem AIS verwendet werden können, um die Geschichte von dem, was schief gelaufen ist, aufzudecken. Die Fälle von WorldCom und Lehman Brothers sind zwei Beispiele.

Im Jahr 2002 nutzten die internen Auditoren von WorldCom, Eugene Morse und Cynthia Cooper, das AIS des Unternehmens, um betrügerische Aufwandszuteilungen und andere Buchungen in Höhe von 4 Milliarden US-Dollar aufzudecken. Ihre Untersuchung führte zur Kündigung von CFO Scott Sullivan sowie zu neuen Gesetzen. (Abschnitt 404 des Sarbanes-Oxley Acts, der die internen Finanzkontrollen und -verfahren der Unternehmen regelt. (Klingt ein Job als finanzieller Spürhund für Sie interessant? Erfahren Sie mehr in Aufdecken einer Karriere in der forensischen Buchhaltung .)

Bei der Untersuchung der Ursachen von Lehmans Zusammenbruch war eine Überprüfung seines AIS und anderer Datensysteme eine Schlüsselkomponente, zusammen mit der Sammlung und Überprüfung von Dokumenten und Zeugeninterviews. Die Suche nach den Ursachen des Scheiterns des Unternehmens erforderte eine umfassende Untersuchung und Überprüfung von Lehmans Betriebs-, Handels-, Bewertungs-, Finanz-, Buchhaltungs- und anderen Datensystemen ", so der 2, 200-seitige, neunbändige Prüferbericht.

Lehmans Systeme liefern ein Beispiel dafür, wie ein AIS nicht sein sollte strukturiert werden Der Bericht des Examiner Anton R. Valukas besagt: "Zum Zeitpunkt der Insolvenz hatte Lehman ein Flickwerk von mehr als 2.600 Softwaresystemen und Anwendungen … Viele von Lehmans Systemen waren geheimnisvoll, veraltet oder nicht standardisiert. "

Th Der Prüfer entschied sich, seine Bemühungen auf die 96 am meisten relevanten Systeme zu konzentrieren, und die Prüfung erforderte Training, Studium und Versuch und Irrtum, nur um zu lernen, wie man die Systeme benutzt. (Siehe auch Fallstudie: Der Zusammenbruch von Lehman Brothers , und Ein Blick auf Inside Auditors .)

Valukas 'Bericht stellte auch fest: "Lehmans Systeme waren stark voneinander abhängig, aber ihre Beziehungen waren schwer zu entschlüsseln und nicht gut dokumentiert, und es bedurfte außerordentlicher Anstrengungen, diese Systeme zu entwirren, um die notwendigen Informationen zu erhalten. "

AD:

Fazit
Die sechs Komponenten eines AIS arbeiten alle zusammen, um wichtigen Mitarbeitern zu helfen, ihre Finanzdaten zu sammeln, zu speichern, zu verwalten, zu verarbeiten, abzurufen und zu melden. Ein gut entwickeltes und gepflegtes Buchhaltungsinformationssystem, das effizient und genau ist, ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines erfolgreichen Geschäfts.