Eines der Probleme, mit denen sich Kleinunternehmer auseinandersetzen müssen, ist die Einhaltung der zahlreichen Verpflichtungen für die lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Steuern. Während die meisten Unternehmer einen Steuerberater oder einen Steuerberater einstellen, um mit steuerlichen Fragen umzugehen, ist das Verständnis des Steuersystems für diejenigen wichtig, die die letztendliche Verantwortung für die Erfüllung aller Steuerpflichten tragen. Dieser Artikel konzentriert sich auf die Pflichten des Unternehmers in Bezug auf Lohnsteuern. (Erfahren Sie, wie Gehaltsabzüge Ihre persönliche Einkommensteuer in Payroll Deductions Pay Off senken können.)

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SEE: Wie schreibe ich einen Unternehmensplan?

Lohnsteuerpflichten Jedes Unternehmen, das Arbeitnehmer beschäftigt, muss Lohnsteuern vom Gehaltsscheck der Mitarbeiter einbehalten und den entsprechenden Bundesstaat bezahlen. und lokale Steuern. Die Steuern, die normalerweise von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter einbehalten werden, umfassen FICA-Steuern (Medicare- und Sozialversicherungssteuern) und gegebenenfalls Steuern auf Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern. Andere Quellensteuerverpflichtungen beinhalten das FUTA (Bundesgesetz über die Arbeitslosigkeit) und in Staaten wie Kalifornien, Hawaii, New Jersey, New York und Rhode Island die Invalidenversicherung. Die Nichtzahlung von Steuern oder das Fehlen einer Zahlung kann zu hohen Bußgeldern und Strafen führen. Daher ist es wichtig, die Höhe der geschuldeten Lohnsteuern zu berechnen und diese rechtzeitig zu zahlen. (Eine ordnungsgemäße Buchführung ist für kleine Unternehmen unerlässlich. Lesen Sie Sechs Schritte zu einem besseren Unternehmensbudget , um zu erfahren, wie Sie Einnahmen und Ausgaben verwalten.)

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Wenn der Kleinunternehmer keine externen Angestellten hat, aber eingetragen ist, gelten die obigen Regeln auch für die Gehaltsscheine des Eigentümers, weil er oder sie im Wesentlichen der einzige Angestellte des Unternehmens ist. Wenn das Unternehmen nicht gegründet wurde und es keine Mitarbeiter gibt, muss der Eigentümer jedes Quartal die geschätzten Steuern auf die Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit zahlen. (Lesen Sie Sollten Sie Ihr Unternehmen einbinden? , um herauszufinden, ob diese Geschäftsstruktur für Sie von Vorteil wäre.)

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Lohnsummensteuer berechnen Die Berechnung der Lohnsteuer erfolgt in drei Schritten:

1. Steuerpflichtige Arbeitskräfte ermitteln
2. Steuerpflichtige Löhne ermitteln
3. Quellensteuerbeträge berechnen

Steuerpflichtige Arbeitnehmer Arbeitnehmer können Angestellte oder selbstständige Auftragnehmer sein. Arbeitnehmer werden als steuerpflichtige Arbeitnehmer behandelt, die Lohnsteuern unterliegen, während unabhängige Vertragspartner für die Zahlung ihrer eigenen Steuern verantwortlich sind. Gewöhnlich gelten Arbeitnehmer als Arbeitnehmer, wenn Sie das Recht haben, die Art und Weise, wie sie ihre Arbeit verrichten, zu leiten und zu kontrollieren und nicht nur die Ergebnisse der Arbeit. Die Grenzen zwischen unabhängigen Auftragnehmern und Arbeitnehmern sind jedoch nicht immer eindeutig. Um Unternehmensinhabern dabei zu helfen, zu bestimmen, welche Arbeitnehmer steuerpflichtige Angestellte sind, hat das IRS Common-Law-Regeln, die Verhaltens-, Finanz- und Beziehungstests beinhalten.

Verhaltenstest Ein Arbeitnehmer ist ein Arbeitnehmer, wenn der Arbeitgeber das Recht hat, den Arbeitnehmer zu leiten und zu kontrollieren. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer nicht direkt leiten oder kontrollieren, hat aber das Recht, dies zu tun.

Finanztest Dieser Test untersucht den Grad der Kontrolle, den ein Arbeitgeber über finanzielle Aspekte des Jobs hat. In einigen Berufen wird der Status eines Arbeitnehmers als unabhängiger Auftragnehmer dadurch gestärkt, dass er eine bedeutende Kontrolle über die für die Arbeit verwendeten Materialien hat.

Ein eindeutiger Weg, einen unabhängigen Auftragnehmer von einem Mitarbeiter zu unterscheiden, ist die Verfügbarkeit von Dienstleistungen. Ein unabhängiger Auftragnehmer ist nicht an ein Unternehmen gebunden und kann Dienstleistungen bewerben. Ein Mitarbeiter kann keine Dienstleistungen bewerben, es sei denn, er arbeitet außerhalb des Unternehmens als unabhängiger Auftragnehmer.

Beziehungstest
Dieser Test bezieht sich auf die Art und Weise, wie der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer ihre Beziehung wahrnehmen. Wenn eine Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung voraussichtlich bis zum Ende eines bestimmten Projekts oder für einen bestimmten Zeitraum andauert, ist der Arbeitnehmer ein unabhängiger Auftragnehmer. Auf der anderen Seite, wenn die Beziehung keine oder keine Grenzen hat, ist der Arbeiter ein steuerpflichtiger Angestellter. (Für mehr über Beziehungen, die für ein kleines Unternehmen unerlässlich sind, lesen Sie Small Business: Alles über Beziehungen .)

Steuerpflichtige Löhne
Steuerpflichtige Löhne sind eine Entschädigung für geleistete Dienste und können Gehälter, Boni oder Geschenke umfassen. .. Einige Vergütungsformen, wie zum Beispiel Erstattung von Reisekosten oder Verpflegungskosten für Betriebsausgaben, gelten nicht als steuerpflichtige Löhne. Damit die Ausgaben nicht belastbar sind, müssen die Mitarbeiter sie durch Quittungen oder Spesenabrechnungen überprüfen. Sie müssen auch notwendig, angemessen und geschäftsbezogen sein. (Wenn Sie geschäftsbedingte Aufwendungen haben, achten Sie darauf, dass Ihre Einnahmen in Ordnung sind. Lesen Sie 10 Schritte zur Steuererstellung für Informationen zur Planung vor dem 15. April.)

Berechnen des Zurückhaltens Nach dem Wir haben herausgefunden, welche Arbeitnehmer als steuerpflichtige Angestellte gelten und welche Löhne steuerpflichtige Löhne sind. Der nächste Schritt besteht darin herauszufinden, welchen Betrag Sie für Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern einbehalten müssen, sowie FICA und FUTA.

Bundessteuern
Jeder Gehaltsscheck muss die Bundessteuer für den betreffenden Zeitraum einbehalten. Der IRS verfügt über zwei Gruppen von Steuertabellen, die Arbeitgeber verwenden können, um Quellensteuerbeträge zu berechnen: die Gehaltsbestandstabellen und die Prozenttabellen.

Die Lohngruppen-Tabellen sind für fünf verschiedene Abrechnungsperioden (täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich und monatlich) getrennt. Um die Quellensteuerbeträge zu ermitteln, wählen die Arbeitgeber die zutreffende Abrechnungsperiode und die entsprechende Gehaltsklammer für die Angestellten aus. Lesen Sie dann die Tabelle in der Spalte, die die Anzahl der geltend gemachten Ausnahmeregelungen angibt.
Die Prozentsätze sind für acht Abrechnungsperioden verfügbar (täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich und jährlich) und nach dem Familienstand getrennt. Die Arbeitgeber beginnen mit einer Senkung der Löhne um den Wert der geltend gemachten Ausnahmeregelungen. Als nächstes verwenden sie die Tabelle, die dem Familienstand des Mitarbeiters entspricht, und suchen nach dem Einbehaltungsbetrag, der auf der Lohnklammer basiert.

Als Geschäftsinhaber ist es Ihre Verantwortung, sich die beiden Tabellengruppen anzusehen und festzustellen, welche für Ihr Unternehmen geeignet ist. Die Prozesstabellen sind in Bezug auf die Abrechnungsperioden umfassender, dh wenn Sie sich in einer Situation befinden, in der verschiedene Mitarbeiter zu unterschiedlichen Abrechnungsperioden bezahlt werden, sollte die Prozenttabelle die Tabelle der Wahl sein. Zum Beispiel, wenn Ihre Mitarbeiter vierteljährlich bezahlt werden, sind die prozentualen Tabellen geeigneter als die Lohnklufttabellen. Rufen Sie den IRS auf, um diese Tabellen zu erhalten, oder gehen Sie zu // www. ir. gov / und bitte um Veröffentlichung 15 und 15-A.
Staatliche Steuern
Die meisten Bundesstaaten verwenden Tabellen, die den bundesstaatlichen Steuertabellen ähneln, und Sie können diese erhalten, indem Sie zum Steuerbereich der Website Ihres Bundesstaates gehen oder die Small Business Administration kontaktieren. Sie müssen keine staatlichen Steuern in Rechtsordnungen einbehalten, die keine staatlichen Einkommenssteuern erheben, z. B. Alaska, Florida, Texas, Wyoming und Washington. Andere Ausnahmen schließen Staaten ein, deren persönliche Einkommenssteuern ein fester Prozentsatz der Bundessteuer sind, wie Arizona, und wo staatliche Steuern ein festgesetzter Prozentsatz der Bruttolöhne sind, wie Pennsylvania.
FICA
Das Bundesversicherungsbeitragsgesetz (Federal Insurance Contributions Act, FICA) ist ein Bundesgesetz, das Arbeitgeber verpflichtet, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern von den an die Arbeitnehmer gezahlten Löhnen einzubehalten. Außerdem müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils die Hälfte der FICA-Steuer bezahlen. Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern werden sowohl für den Arbeitnehmer pauschal mit 4,2% für die Sozialversicherung als auch für 45,5% für Medicare und die Einheitspauschale des Arbeitgebers von 6,2% bzw. 1,45% erhoben. , Schaffung einer kombinierten FICA-Steuersatz von 15,3% (12,4% für die soziale Sicherheit und 2,9% für Medicare). Selbstständige sind dafür verantwortlich, die gesamte 13. 3% Steuer selbst zu bezahlen. (Lesen Sie, wie die Regierung Ihren Steuersatz im Laffer-Kurvenschlüssel zum idealen Steuersatz festlegt.)

Im Gegensatz zu Bundes- und Staatssteuern bleiben die FICA-Steuern unberührt von der Anzahl der vom Arbeitnehmer geltend gemachten Quellensteuerbefreiungen. Sie multiplizieren einfach die Bruttobezahlung eines Mitarbeiters mit dem anwendbaren Steuersatz, um zu bestimmen, wie viel Sie einbehalten müssen und wie viel Sie als Arbeitgeber zahlen müssen. In den Jahren 2009 und 2010 gilt die Sozialversicherungssteuer nur für die ersten 106.800 US-Dollar des Einkommens, auch Sozialversicherungsgrundlage genannt. Die Lohnbasis wird jedes Jahr für die Inflation angepasst. Die Medicare-Steuer hat keine Einkommensgrenze.
FUTA
Arbeitslosensteuern oder FUTA sind Steuern, die ausschließlich vom Arbeitgeber bezahlt werden. Sie müssen Arbeitslosensteuern zahlen, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:

a) Sie zahlen einen Lohn von mindestens $ 1.500 pro Quartal
b) Sie haben mindestens einen Mitarbeiter an einem bestimmten Tag für 20 Wochen in einem Kalender Jahr, unabhängig davon, ob die Wochen aufeinander folgen.

Der FUTA-Steuersatz beträgt 6,2% für das Jahr 2011, und er wird für die ersten 7 000 Dollar für jeden Arbeitnehmer festgesetzt. Sie können jedoch Gutschriften gegen Ihre Brutto-FUTA-Steuer beantragen, um die von Ihnen gezahlten staatlichen Arbeitslosensteuern widerzuspiegeln. Wenn Sie Ihre staatliche Arbeitslosensteuer zahlen, wenn sie fällig sind, können Sie eine 5 beantragen.4% Kredit, was effektiv Ihren FUTA-Steuersatz auf 0, 8% reduziert.
Alles zusammenbringen
Die Berechnung der Lohnsteuer kann sehr kompliziert sein, und es ist wichtig, Zahlungen rechtzeitig zu senden, um Strafen und Verzugsgebühren zu vermeiden. Bundessteuerzahlungen können entweder online über das Elektronische Bundessteuerzahlungssystem (EFTPS) oder über Banken erfolgen, die berechtigt sind, Bundeszahlungen zu akzeptieren. Wenn Sie die letztgenannte Methode verwenden, sollte jede Zahlung durch das Formular 8109 begleitet werden, das Sie über den IRS unter 1-800-829-4933 oder über die IRS-Website erhalten können. FUTA-Steuern werden normalerweise vierteljährlich gezahlt und Einkommen und FICA-Steuern werden halbmonatlich oder monatlich hinterlegt. Die IRS sendet Geschäftsinhabern in der Regel am Ende jedes Jahres eine Mitteilung, in der sie beschreibt, welche Methode für das kommende Jahr verwendet werden soll.

Im Allgemeinen wird die Aktualität einer Einzahlung durch das Datum bestimmt, an dem sie eingeht. Eine per Post versandte Anzahlung, die nach dem Fälligkeitsdatum eingeht, gilt jedoch als rechtzeitig, wenn Sie feststellen können, dass sie mindestens zwei Tage vor dem Fälligkeitsdatum eingegangen ist. Weitere Informationen über die Gehaltsabgaben von Kleinunternehmern finden Sie unter // www. ir. gov / oder rufen Sie die IRS Live-Hilfe für Unternehmen unter 1-800-829-4933.

Lesen Sie zum diesbezüglichen Lesen Steuergutschrift für von kleinen Unternehmen veranlasste Kostenaufwendungen .