"Tagessatz" oder Tagessatz ist eine feste Erstattungssumme, die an Mitarbeiter für tägliche Unterkunft, Verpflegung und Nebenkosten während geschäftlicher Reisen gezahlt wird. Die Tarife werden jedes Jahr von der General Services Administration (GSA) für Ziele innerhalb der Continental USA festgelegt. Nicht-ausländische Tarife (z. B. Alaska, Hawaii, Puerto Rico und Guam) werden vom Verteidigungsministerium festgelegt; und ausländische Zinssätze (überall außerhalb der USA und ihrer Territorien) werden vom Außenministerium festgelegt.

Wenn Sie geschäftlich reisen oder Mitarbeiter haben, die reisen, ist es wichtig, das Tagegeld zu verstehen, das eine Alternative zur Erstattung auf der Grundlage detaillierter Kostenaufzeichnungen bietet und eine weniger aufwendige Buchführung erfordert. Hier beantworten wir Fragen, die Sie über das Taggeld haben können, wie es funktioniert und was es steuerlich betrifft.

Was deckt pro Tag?

Die GSA unterteilt die Tagessätze in zwei Kategorien:

• Mahlzeiten und Nebenkosten (M & IE)

• Unterkunft

Die Kategorie Mahlzeiten und Nebenkosten (M & IE) umfasst alle Mahlzeiten (Frühstück, Mittagessen und Abendessen) und Zimmerservice; Wäsche, Trockenreinigung und Bügeln von Kleidung; und Gebühren und Tipps für die Menschen, die Dienstleistungen anbieten, wie zum Beispiel Essensbediener und Gepäckträger. Tagespreise für Mahlzeiten variieren je nach Ort und sind in sechs Stufen unterteilt.

Großstädte haben in der Regel die maximale Tagesspanne von 74 $ (für das Geschäftsjahr 2017); In kleineren Städten mit bedeutenden geschäftsbedingten Reisen gibt es Tagessätze, die in die Kategorien "Stufe 2" bis "Stufe 5" fallen (51 bis 66 US-Dollar). und Gebiete, die normalerweise nicht von Geschäftsreisenden besucht werden, haben einen Mindesteinsatz von 51 $.

Die Unterkunftskategorie umfasst Unterkünfte für Übernachtungen wie Hotels, Motels, Gasthöfe, Resorts und Apartments.

Für jeden Ort wird ein separater Tagessatz für M & IE und Unterkunft festgelegt.

Für das Geschäftsjahr 2017 beispielsweise betragen die Tagessätze für Atlanta 140 USD für Unterkunft und 69 USD für M & IE. Für Chicago liegen die Übernachtungspreise zwischen 137 und 212 US-Dollar, je nach Monat, und der M & IE-Tag beträgt 74 US-Dollar.

Warum unterscheiden sich die Tagessätze je nach Standort?

Die Tagessätze basieren auf den Lebenshaltungskosten eines Gebiets. Die Tagessätze in Großstädten wie Chicago, New York und Los Angeles sind höher als in Nicht-Metropolregionen, da Waren und Dienstleistungen in größeren Städten in der Regel teurer sind. Die Übernachtungspreise können je nach Angebot und Nachfrage auch monatlich variieren. Die höchste Übernachtungspauschale in New York zum Beispiel fällt mit dem Herbst zusammen, der Jahreszeit, die die meisten Touristen und Geschäftsreisende anzieht.

Die Tagessätze werden jährlich aktualisiert und treten am 1. Oktober, dem ersten Tag des Geschäftsjahres der Bundesregierung, in Kraft.

Wie finde ich Tagessätze für einen bestimmten Ort?

Bitten Sie die Personal- oder Buchhaltungsabteilung Ihres Arbeitgebers um spezifische Tarife oder suchen Sie die Informationen selbst, indem Sie die GSA-Website besuchen, auf der Sie nach Stadt, Bundesland oder Postleitzahl für das laufende Geschäftsjahr (1. Oktober bis 30. September) suchen können. ). Wenn Sie das nächste Geschäftsjahr oder ein anderes Jahr seit 1997 anzeigen möchten, suchen Sie nach Status und wählen Sie das entsprechende Jahr aus dem Dropdown-Menü aus. Klicken Sie auf "Tagessätze suchen", um die Ergebnisse anzuzeigen, die nach Hauptziel, Landkreis, maximaler Unterkunft pro Monat sowie Mahlzeiten und Nebenkosten (M & IE) aufgeschlüsselt sind.

Wenn Sie nach einem Gebiet suchen, das nicht von den GSA-Tabellen abgedeckt ist (wenn Sie beispielsweise nach Hawaii suchen, das nicht zu den kontinentalen US gehört), werden zwei Links angezeigt, die Sie auf die entsprechende Website verweisen: das Verteidigungsministerium für nicht-ausländische Reisen (Alaska, Hawaii, Puerto Rico und Guam) und das Außenministerium für alle ausländischen Destinationen.

Was passiert, wenn mein Standort nicht in den GSA-Tabellen aufgeführt ist?

Ein Standardtarif von 51 USD pro Tag für Mahlzeiten und Nebenkosten sowie ein Standardtarif von 93 USD pro Tag für die Unterkunft (Geschäftsjahr 2018) gilt für jeden Standort, für den in den GSA-Tabellen kein bestimmter Tarif angegeben ist. Dies gilt für alle Staaten im kontinentalen USA.

Muss mein Arbeitgeber die Tarife der Allgemeinen Dienstverwaltung verwenden?

Während die meisten Unternehmen die von der GSA festgelegten Tagessätze verwenden, können sie alternative Erstattungsmethoden anwenden. Zum Beispiel können Arbeitgeber die IRS High-Low-Methode verwenden, die eine Pauschale pro Tag für kostenintensive Standorte (z. B. New York, Chicago und District of Columbia) und eine Pauschale für alle anderen Standorte festlegt. Für Reisen am oder nach dem 1. Oktober 2016 beträgt der Preis 282 US-Dollar (68 US-Dollar für M & IE) für Reisen in Hochkostengebiete und 189 US-Dollar für Reisen an jeden anderen Standort in den USA (Zahlen können steigen) am und nach dem 1. Oktober 2017.

Muss ich Steuern auf die Erstattung von Tagesspesen zahlen?

Tagessätze gelten nicht als Löhne - und sind daher nicht steuerbar - solange sie bestimmte Bedingungen erfüllen. Sie unterliegen Steuern, wenn eine der folgenden Bedingungen zutrifft:

• Die Zahlung ist höher als der zulässige Tagesgeldsatz.
• Sie haben keine Spesenabrechnung bei Ihrem Arbeitgeber eingereicht.
• Ihre Spesenabrechnung enthielt nicht das Datum, die Uhrzeit, den Ort, den Betrag und den Geschäftszweck der Ausgabe.
• Ihr Arbeitgeber hat Ihnen einfach ein Tagegeld gegeben und keine Spesenabrechnung benötigt.

Wenn eine der obigen Situationen zutrifft, gilt Ihr Taggeld als Lohn und unterliegt der Quellensteuer und der Lohnsteuer. Der Betrag wird von Ihrem Arbeitgeber auf Ihrem W-2-Formular gemeldet. Wenn es nur so ist, dass Ihr Tagesgeld über dem zulässigen Tagesgeldsatz liegt, wird nur der Überschussbetrag als Lohn betrachtet.

Um Ihre Reisekosten und damit zusammenhängende Ausgaben zu belegen, müssen Sie ein Protokoll führen, das die Tage enthält, an denen Sie geschäftlich gereist sind, wo Sie hingegangen sind und der Geschäftszweck der Reise.Hinweis: Wenn Ihre geschäftliche Reise länger als ein Jahr an einem Ort dauert - auch wenn es sich um zwei oder mehr separate Aufgaben handelt - haben Sie möglicherweise keine Steuerbefreiung gemäß den Bestimmungen zum Pauschalsteuersatz. Um ungünstige steuerliche Konsequenzen zu vermeiden, wenden Sie sich an Ihren Steuerberater, bevor Sie eine ausgedehnte Geschäftsreise antreten.

Kann pro Tag jemals als Gehaltsalternative verwendet werden?

Da Taggeldzahlungen nicht steuerpflichtig sind, können einige Leute die Frage aufwerfen: "Kann ich ein niedrigeres Gehalt anstelle eines höheren Gehalts ohne Tagegeld mit Tagessatz akzeptieren? "Die Antwort ist nein: Tagessätze können nicht auf eine Art und Weise geschaffen werden, die es erlaubt, Löhne als etwas anderes zu bezeichnen - in diesem Fall Taggeld.

Das Fazit

Die Tagegeldzahlungen gewähren Mitarbeitern, die geschäftlich unterwegs sind, eine Erstattung. Die Preise variieren je nach Ort und Jahreszeit und sind in zwei Kategorien unterteilt: Unterkunft, Mahlzeiten und Nebenkosten. Solange Ihre Zahlungen den maximalen Bundesgeldsatz nicht überschreiten, sind sie nicht steuerpflichtig; Wenn die Tagessätze die Bundesgrenzen überschreiten, wird jeder Selbstbehalt als ordentliches Einkommen besteuert.

Die Tagessätze können sich jährlich ändern, und die Steuergesetze pro Tag können kompliziert sein. Wenden Sie sich an einen qualifizierten Steuerberater, wenn Sie Fragen oder Bedenken hinsichtlich der Tagesgeldpolitik Ihres Unternehmens haben. Weitere Informationen zur Verwaltung von Mitarbeiterausgaben finden Sie unter Strategische Verwendung von Geschäftskreditkarten .