Laut Sarbanes Oxley Act (SOX) müssen Unternehmen alle Dokumente aufbewahren, die Informationen über die Richtlinien oder die Leistung eines Unternehmens enthalten. Jedes Dokument, das für den Prüfprozess relevant ist und Informationen über ein Unternehmen enthält, das mit Wörtern oder Zahlen dargestellt werden kann, wird als Dokument betrachtet, das für Prüfzwecke aufbewahrt werden muss. Um diesen Punkt hervorzuheben, betont Abschnitt 802 des Gesetzes, dass die Dokumentenaufbewahrungsregeln für alle E-Mails, E-Mail-Anhänge und Dokumente eines Unternehmens gelten, die auf Computern, Servern, Hilfslaufwerken, E-Daten, Websites, wie ebenso wie Kopien aller Firmendatensätze. Allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) verlangen auch, dass Unternehmen Geschäftsunterlagen aufbewahren.
Unter SOX müssen vier Schlüsselkomponenten erfüllt sein, um sicherzustellen, dass digital gespeicherte Dokumente die Dokumentaufbewahrungsrichtlinien erfüllen. Diese Komponenten sind:
- Die Dokumente, einschließlich E-Mails, müssen "manipulationssicher" sein.
- Digital gespeicherte Dokumente müssen passwortgeschützt, schreibgeschützt und nicht gelöscht werden.
- Die gespeicherten digitalen Dokumente müssen verschlüsselt sein. und digital signiert
- Die digital gespeicherten Dokumente müssen von Dritten auditiert werden können und über Suchfunktionen verfügen.
Das American Institute of Certified Public Accountants, eine Organisation, die bei der Festlegung der GAAP eine wesentliche Rolle spielt, hat auch gewisse Vorschläge bezüglich geeigneter Kontrollen für digital gespeicherte Dokumente. Kopien von E-Mails und anderen digitalen Kopien, die während des Geschäftsbetriebs verwendet werden, sollten sowohl digital als auch in Papierform aufbewahrt werden. Wenn Dokumente digital gespeichert werden, müssen ordnungsgemäße interne Kontrollen durchgeführt werden. Einige erforderliche interne Kontrollen bestehen darin, dass das IT-Personal, das für das Speichern digitaler Dokumente verantwortlich ist, unabhängig sein muss und eine Hardcopy der Sicherheitsprotokolle gespeichert werden muss.
Weitere Informationen zu SOX und Auditoren finden Sie unter Ein interner Blick auf interne Auditoren .
Diese Frage wurde von Chizoba Morah beantwortet.
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