Periodische und permanente Inventarsysteme sind zwei gegensätzliche Buchhaltungsmethoden, mit denen Unternehmen die Menge der verfügbaren Produkte verfolgen.

Was ist periodisches Inventar?

Das Periodensystem verwendet gelegentlich eine physische Zählung, um den Bestand und die Kosten der verkauften Waren (COGS) zu messen. Wareneinkäufe werden auf dem Einkäuferkonto erfasst. Das Bestandskonto und das Kontokorrentkonto werden am Ende eines bestimmten Zeitraums aktualisiert - dies kann einmal im Monat, einmal im Quartal oder einmal im Jahr geschehen. Die verkauften Waren sind eine wichtige Kennzahl für die Rechnungslegung, die, wenn sie vom Umsatz abgezogen wird, die Bruttomarge eines Unternehmens anzeigt.

Die Herstellungskosten des periodischen Lagerhaltungssystems werden wie folgt berechnet:

Anfangssaldo des Bestands + Kosten des Bestandskaufs - Endkosten des Lagers = Kosten der verkauften Waren

Da die Unternehmen oft Produkte in Tausenden tragen, kann eine physische Zählung schwierig und zeitaufwendig sein. Stellen Sie sich vor, Sie besitzen ein Bürobedarfsgeschäft und versuchen jeden Kugelschreiber auf Lager zu zählen und aufzuzeichnen. Multiplizieren Sie das jetzt für eine Bürolieferkette. Aus diesen Gründen führen viele Unternehmen nur einmal im Quartal oder sogar einmal im Jahr eine physische Zählung durch. Für Unternehmen mit einem periodischen System bedeutet dies, dass das Inventarkonto und die Kosten für verkaufte Waren nicht notwendigerweise sehr aktuell oder genau sind.

Was ist ein Ewiges Inventar?

Im Gegensatz dazu verfolgt das ewige System die Bestandsbilanzen kontinuierlich, wobei die Aktualisierungen automatisch vorgenommen werden, wenn ein Produkt empfangen oder verkauft wird. Käufe und Retouren werden sofort im Inventarkonto verbucht. Solange es keinen Diebstahl oder Schaden gibt, sollte der Inventarkontosaldo korrekt sein. Das Umsatzkostenkonto wird ebenfalls laufend aktualisiert, sobald der Verkauf abgeschlossen ist. Ewige Inventarsysteme verwenden digitale Technologie, um Bestände in Echtzeit zu verfolgen, indem Updates elektronisch an zentrale Datenbanken gesendet werden.

In einem Lebensmittelgeschäft, in dem das permanente Inventarsystem verwendet wird, aktualisiert das System automatisch Bestandsmengen in einer Datenbank, wenn Produkte mit Barcodes erfasst und bezahlt werden.

Welches System ist besser?

Periodische Bestandsbuchhaltungssysteme sind normalerweise für kleine Unternehmen besser geeignet, da sie die Technologie und das Personal für die Unterstützung eines unbefristeten Systems erwerben müssen. Ein Unternehmen wie ein Autohaus oder eine Kunstgalerie könnte aufgrund des geringen Umsatzvolumens und der relativen Leichtigkeit der manuellen Inventur besser an das Periodensystem angepasst sein. Der Mangel an genauen Informationen über die Kosten von verkauften Waren oder Lagerbeständen während der Zeiträume, in denen keine Inventur in jüngster Zeit erfolgt ist, könnte jedoch Geschäftsentscheidungen behindern.

Unternehmen mit einem hohen Umsatzvolumen und mehreren Einzelhandelsgeschäften (wie Lebensmittelgeschäften oder Apotheken) benötigen unaufhörliche Inventarsysteme. Der technologische Aspekt des ewigen Inventarsystems hat viele Vorteile, wie die Möglichkeit, inventarbezogene Fehler leichter zu identifizieren. Das ewige System kann alle Transaktionen auf der Ebene der einzelnen Einheiten umfassend darstellen. Unter dem ewigen System sind Manager in der Lage, ein angemessenes Timing von Käufen mit einem klaren Wissen über die Menge der Waren an verschiedenen Orten zu machen. Eine genauere Verfolgung der Lagerbestände bietet auch eine bessere Möglichkeit zur Überwachung von Problemen wie Diebstahl.

Das Endergebnis

Insgesamt bietet das ewige Inventarsystem viele Vorteile gegenüber dem Periodensystem und wird mittlerweile von allen großen Einzelhändlern genutzt. Allerdings muss ein Kleinunternehmer immer noch berücksichtigen, ob die Vorteile der Installation eines permanenten Inventarsystems die zusätzlichen Kosten aufwiegen.