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Unternehmen haben die Möglichkeit, Ausgaben für bestimmte Kosten im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit zu erstatten, indem sie Buchhaltungseinträge erstellen, die als Vorauszahlungen oder aufgeschobene Ausgaben bezeichnet werden. Zu Rechnungslegungszwecken werden sowohl der Rechnungsabgrenzungsposten als auch der Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz eines Unternehmens erfasst, und es werden jeweils Reduzierungen zu dem Zeitpunkt vorgenommen, zu dem der Vermögenswert verbraucht wird. Da ein Unternehmen nicht unmittelbar von den erworbenen Waren oder Dienstleistungen profitiert, werden sowohl aktive Rechnungsabgrenzungsposten als auch abgegrenzte Aufwendungen als Vermögenswerte an die Gesellschaft gebucht, bis die Kosten der Ware oder Dienstleistung vollständig realisiert sind. Obwohl es sich bei den aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten um Vorauszahlungen für Waren oder Dienstleistungen handelt, gibt es deutliche Unterschiede zwischen den beiden gängigen Buchungsbedingungen.

Vorauszahlungsposten

Die meisten Einkäufe, die ein Unternehmen im Voraus tätigt, werden unter der Bezeichnung "Vorauszahlungen" kategorisiert. Diese vorausbezahlten Waren oder Dienstleistungen sind solche, die ein Unternehmen innerhalb eines Jahres nach dem Kauf verwendet oder verbraucht, wie z. B. Miet- oder Grundsteuern. Bis zur Realisierung des Kaufpreises werden die aktiven Rechnungsabgrenzungsposten als kurzfristiger Vermögenswert bilanziert. Zum Beispiel, wenn ein Unternehmen seinen Vermieter von Januar bis Juni im Dezember 30.000 US-Dollar für Miete zahlt, kann das Unternehmen den Gesamtbetrag, der im Dezember in das Umlaufvermögen eingezahlt wurde, einbeziehen. Mit jedem Monat wird das Prepaid-Aufwandskonto um den monatlichen Mietbetrag gekürzt, bis die Gesamtsumme von $ 30.000 erschöpft ist. Zu den üblichen Rechnungsabgrenzungsposten, bei denen der Verbrauch innerhalb eines Jahres anfällt, gehören unter anderem Facility-Mieten, Grundsteuern, Versicherungsprämien und Zinsaufwendungen.

Rechnungsabgrenzungsposten

Rechnungsabgrenzungsposten, auch als Rechnungsabgrenzungsposten bezeichnet, sind eine langfristige Kategorie von Rechnungsabgrenzungsposten. Wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen erwirbt, für die der Verbrauch innerhalb der nächsten 12 Monate nicht sofort erfolgt oder nicht geplant ist, wird ein passivischer Abgrenzungsposten als langfristiger Vermögenswert in der Bilanz angelegt. Der vollständige Verbrauch eines abgegrenzten Aufwands könnte Jahre nach dem ersten Kauf betragen. Zum Beispiel verursacht ein Unternehmen, das Anleihen zur Kapitalbeschaffung ausgibt, während des Emissionsprozesses erhebliche Kosten. Dazu können Anwaltskosten für die Vorbereitung von Unterlagen, Gebühren für Investmentbanking für den Anleihe-Underwriter oder Gebühren im Zusammenhang mit Buchhaltungsdiensten gehören, die sich zu Hunderttausenden von Dollar für das Unternehmen summieren können. Die Debt Issuance Fees können als passive Rechnungsabgrenzungsposten kategorisiert werden, und die Gesellschaft kann einen Teil der Kosten über die 20- oder 30-jährige Laufzeit der Anleihe gleichmäßig abbauen. Zu den übrigen üblichen Abgrenzungsposten gehören Anlaufkosten, der Kauf einer neuen Anlage oder Einrichtung, Umzugskosten und Werbeaufwendungen.

Sowohl Rechnungsabgrenzungsposten als auch abgegrenzte Aufwendungen sind wichtige Aspekte des Rechnungslegungsprozesses eines Unternehmens. Daher ist es notwendig, den Unterschied zwischen den beiden Begriffen zu verstehen, um die Kosten möglichst genau zu erfassen und zu berücksichtigen.