Textnachrichten sind eine äußerst beliebte Art der Kommunikation geworden. Laut Pew Research erhält die durchschnittliche Person 41. 5 SMS pro Tag im Vergleich zu nur 12 Telefonanrufen. Junge Erwachsene sind viel eifrigere Texter und senden durchschnittlich 109,5 Nachrichten pro Tag, was darauf hindeutet, dass diese Form der Kommunikation nur weiter verbreitet wird.

Finanzberater können Textnachrichten nicht als eine kritische Form der Kommunikation mit Kunden ignorieren, aber die Einhaltung von Gesetzen kann viel schwieriger sein, da die Überwachung, Überwachung und Archivierung von Texten schwieriger ist. Schließlich können Textnachrichten über herkömmliche SMS oder über telefonspezifische Plattformen wie Apples (AAPL AAPLApple Inc174. 68 + 1. 26% erstellt mit Highstock 4. 2. 6 ) erfolgen. IMessage und Google (GOOG GOOGAlphabet Inc1, 028. 39-0. 40% Erstellt mit Highstock 4. 2. 6 ) Android-Hangouts. Diese Nachrichten können auch über verschiedene Geräte gesendet werden, z. B. von einem Laptop oder Desktop-Computer an ein Mobiltelefon.

Werfen wir einen Blick darauf, wie das Gesetz einige Schritte liest und prüft, die Finanzberater ergreifen können, um sicherzustellen, dass sie die Vorschriften einhalten. (Zum diesbezüglichen Lesen siehe: Top Compliance Headaches für Finanzberater. )

Interpretation des Gesetzes

Die NASD Conduct Regel 3110 und Section 17 (a) des Securities Exchange Act von 1934 schreiben Brokern und Finanzberater, die ein System zur Überwachung der Aktivitäten ihrer Mitarbeiter einrichten und unterhalten, das verantwortungsbewusst gestaltet ist, um die Einhaltung der geltenden Wertpapiergesetze zu gewährleisten.

Insbesondere schreibt Regel 3110 die Überprüfung eingehender und ausgehender elektronischer Korrespondenz und interner Mitteilungen in Bezug auf das Investmentbanking- oder Wertpapiergeschäft des Mitglieds vor. Abschnitt 17 (a) sieht ferner vor, dass Broker-Dealer Aufzeichnungen für mindestens drei Jahre aufbewahren, einschließlich der erhaltenen Originalmitteilungen und Kopien aller Mitteilungen, die von Mitgliedern, Brokern oder Händlern im Zusammenhang mit seinem Geschäft verschickt wurden.

Im Jahr 2014 hat die SEC mehrere angeschlossene Maklerfirmen damit beauftragt, Textmitteilungen, die von bestimmten verbundenen Personen versandt oder empfangen wurden, nicht zu behalten und zu überwachen. Die Fehler resultierten aus einer fehlerhaften Konfiguration des BlackBerry Enterprise Servers und die Firma zahlte eine Geldstrafe von $ 275.000. Diese Probleme hätten vermieden werden können, wenn die richtigen Systeme vorhanden wären, um sicherzustellen, dass die Textnachrichten sicher archiviert wurden, um später darauf zugreifen zu können. (Weitere Informationen finden Sie unter: Compliance: The Price Companies Pay. )

Technologielösungen

Der einfachste Weg, um die Einhaltung dieser Gesetze zu gewährleisten, ist die manuelle Archivierung aller elektronischen Kommunikationen mit firmeneigenen Geräte. Einige Business-Smartphone-Hersteller wie BlackBerry bieten Unternehmenssoftware-Lösungen für die Archivkommunikation.Das Problem ist, dass diese Lösungen erfordern, dass Mitarbeiter ein Unternehmen Smartphone verwenden, um Arbeit zu verrichten; viele Arbeitnehmer würden ihr persönliches Telefon lieber benutzen und benutzen.

Es gibt eine wachsende Zahl von Technologielösungen, die entwickelt wurden, um die Compliance für Unternehmen erheblich zu vereinfachen. Durch die Archivierung von Nachrichten können Finanzberater sicherstellen, dass sie die Regel 3110 einhalten und proaktiv sicherstellen, dass E-Discovery im Falle von Problemen einfacher ist. Viele dieser Lösungen unterstützen auch BYOD-Richtlinien (Bring-Your-Own-Device) und funktionieren auf mehreren Plattformen, einschließlich Apple, Google und Microsoft (MSFT MSFTMicrosoft Corp84. 30 + 0. 19% Created with Highstock 4. 2. 6 ).

MobileGuard und MobileIron sind nur zwei von vielen Unternehmen, die SMS-Archivierung, mobile Sprachaufzeichnung und sichere Messagingdienste anbieten, die als cloudbasierter oder lokaler Dienst bereitgestellt werden. Während diese Lösungen etwas teuer und zeitaufwendig zu implementieren sind, sind sie deutlich geringer als die Geldstrafen, die für die Nichteinhaltung entstehen würden, sowie alle zusätzlichen Kosten, die mit der Entdeckung während einer Klage verbunden sind, die Textinformationen erfordert.

The Bottom Line

Textnachrichten zur Kommunikation zwischen Kunden und Finanzfachleuten werden immer beliebter, besonders bei der jüngeren Generation, was Compliance noch wichtiger macht. Angesichts zahlreicher Wertpapiervorschriften, die die Überprüfung und Archivierung von Textnachrichten vorschreiben, sollten Finanzberater über die erforderlichen Prozesse verfügen, um sicherzustellen, dass sie die Vorschriften einhalten und die empfohlenen Verfahren befolgen. Die gute Nachricht ist, dass es eine Menge Software gibt, die den Prozess für Finanzberatungsfirmen erleichtern kann. (Weitere Informationen finden Sie unter: SEC-Audits: Was Finanzberater beachten sollten. )