Vielleicht besitzen Sie ein kleines Unternehmen, Sie verkaufen etwas persönlich und möchten formalisierte Einkaufskonditionen bereitstellen, oder Ihr Chef hat Sie gebeten, eine entsprechende Rechnung für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation zu recherchieren und zu erstellen.

Die gute Nachricht ist, dass es viele Möglichkeiten gibt, eine Rechnung zu entwerfen oder eine fertige Vorlage herunterzuladen, die wenig oder gar keine Änderungen erfordert.

Was muss ich einschließen?

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Oftmals ist eine Rechnung mehr als eine Zahlungsanforderung, die letztendlich als bezahlt markiert werden kann - es ist ein Dokument, das Zahlungsbedingungen und andere formalisierte Vereinbarungen enthält. Klingt wie ein Vertrag? Es ist, und deshalb müssen Sie die richtigen Informationen einschließen.

1. Käuferinformationen. Jemand hat Ihnen wahrscheinlich eine Rechnung vorgelegt, die nicht mehr als Ihren Namen in der Käufersektion enthielt. Für kleine Käufe ist das in Ordnung, aber für größere Transaktionen reicht das nicht aus. Geben Sie als Verkäufer alle geeigneten identifizierenden Informationen an, einschließlich des Namens des Käufers oder Kunden, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Steuernummer, Kontonummer und anderer erforderlicher interner Identifikatoren.

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Dies identifiziert die Person nicht nur rechtlich, sondern wenn das Unternehmen eine große Anzahl von Kunden hat, wird die Buchhaltung schneller und genauer.

2. Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung . Seien Sie so spezifisch wie nötig, damit es später nicht zu Verwirrungen kommt.

3. Die Summe. Nicht nur der fällige Gesamtbetrag, sondern eine detaillierte Auflistung aller Gebühren, einschließlich Menge und Stückkosten, wenn Sie mehr als eine Einheit des Artikels verkaufen. Durch die Einzelnachlegung werden Anrufe und E-Mails im Zusammenhang mit der Rechnung reduziert.

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4. Zwei Daten: wann die Rechnung erstellt wurde und das Fälligkeitsdatum. Das Erstellungsdatum hilft Ihrer Buchhaltung, die Transaktion dem richtigen Monat zuzuordnen. Mit dem Fälligkeitsdatum können Sie eine Verzugsstrafe erzwingen, wenn Sie in den Vertrag eingetragen werden.

5. Zahlungsinformationen. Wie sollte die Person Sie bezahlen? Was ist Ihre bevorzugte Methode? Wenn sie neben einem Scheck mit Kreditkarte oder einer anderen Methode bezahlen, können sie auf Ihre Website gehen? Geben Sie den Käufern Optionen, aber machen Sie den Zahlungsvorgang einfach, schnell und unkompliziert.

6. Branchenspezifische Informationen Wenn Sie in der Dienstleistungsbranche tätig sind - zum Beispiel als Berater - können Sie die Anzahl der Stunden für ein Projekt angeben. Fügen Sie alle Informationen hinzu, die andere in Ihrer Branche normalerweise enthalten würden.

7. Ihr Firmenname, Kontaktinformationen und Logo. Nur weil es eine Rechnung ist, bedeutet das nicht, dass Sie nicht werben können. Sie wissen nicht, wie viele Personen, die die Rechnung bearbeiten, daran interessiert sind, was Sie tun. Fügen Sie Ihr Firmenlogo über Ihren Kontaktinformationen hinzu. Einige Unternehmen haben einen Hinweis am Ende einer Rechnung, die auf anstehende Verkäufe oder Ereignisse hinweist.

8. Eine Rechnungsnummer Damit können Sie und der Käufer diese bestimmte Rechnung verfolgen.

Markieren Sie die wichtigen Punkte

Erfahrene Designer wissen, wie Sie den Leser auf die wichtigen Informationen aufmerksam machen. Auf einer Rechnung sind die drei wichtigsten Teile Ihr Firmenname und Kontaktinformationen, das Fälligkeitsdatum und der Betrag. Die anderen Informationen sind wichtig, aber wenn Sie eine Debitorenperson anzeigen, die jeden Tag viele Rechnungen verarbeitet, können die wichtigsten Informationen Ihre Rechnung schneller bezahlt bekommen. Wenn sie es zur Klärung an jemand anderen schicken müssen, warten Sie länger auf die Zahlung.

Vorlagen finden

Eine schnelle Google-Suche zeigt viele Optionen an. Programme wie Microsoft Office haben eine anpassbare Vorlage in ihre Software integriert, und Sie können Websites mit Vorlagen finden, die zum Herunterladen und Öffnen in Office bereitstehen.

Cashboard - Cashboard bietet eine herunterladbare Vorlage, die Sie in Microsoft Word öffnen können. Die Vorlagen sind einfach aber anpassbar.

Invoiceberry - Vorlagen für Office, Open Office und Excel

Microsoft - Wenn Ihnen die mit Microsoft Office mitgelieferte Vorlage nicht gefällt, finden Sie weitere Informationen in der Vorlagengalerie von Microsoft.

Neben Microsoft Office bietet Google Docs Vorlagen in seiner Vorlagengalerie und Apple verfügt über Optionen für seine Produktivitäts-Apps.

Auf einigen Websites können Sie Rechnungen direkt von ihrer Website erstellen, drucken, speichern und senden. Sie müssen kein anderes Programm als einen Webbrowser haben.

Paydirt -Paydirt ist eine Online-Abrechnungsplattform. Obwohl es sich um einen kostenpflichtigen Dienst handelt, ermöglicht das Unternehmen die einfache Erstellung einer einfachen Rechnung.

Fakturiert - Fakturiert ermöglicht es Ihnen, Rechnungen zu erstellen und zu speichern, ohne ein Konto zu erstellen. Wenn Sie den lokalen Cache Ihres Internetbrowsers verwenden, können Sie frühere Rechnungen bearbeiten. (Wenn Sie die Historie Ihres Browsers löschen, gehen alle Rechnungen verloren. Seien Sie vorsichtig.)

Andere Rechnungsoptionen

PayPal verfügt über eine stabile Fakturierungs-Engine, die in seiner Plattform integriert ist, und Buchhaltungs-Apps wie QuickBooks ermöglichen die Fakturierung innerhalb ihrer Plattform. .. Mit der Buchhaltungssoftware kann die Rechnung mit dem Kundenkonto verknüpft werden.

The Bottom Line

Erinnern Sie sich an die Tage, an denen Unternehmen Belegbücher hatten? Diese Tage sind vorbei. Heute ist die Fakturierung mithilfe von Vorlagen, Apps und Buchhaltungssoftware viel einfacher, die nicht nur Rechnungen erstellt, sondern auch Berichte erstellt und generiert, mit denen Sie unbezahlte Rechnungen nachverfolgen können.

Einige vordefinierte Rechnungsvorlagen enthalten möglicherweise nicht alle oben aufgeführten Elemente. Stellen Sie sicher, dass Sie sich für eines entscheiden, das genau das ist, was Sie für Ihr Unternehmen oder Ihre Dienstleistung benötigen. Lesen Sie für weitere Informationen Starten eines kleinen Unternehmens: Aufzeichnen von Aufzeichnungen .