Wenn Sie als Freiberufler oder selbständiger Auftragnehmer arbeiten, sollten die meisten Ihrer Kunden Sie bitten, das IRS-Formular W-9 und eine Anforderung zur Erteilung einer Steueridentifikationsnummer und -bescheinigung auszufüllen. Dieses Formular hilft Unternehmen, wichtige Informationen von ihren Lieferanten zu erhalten, um Informationen für den IRS vorzubereiten. Unternehmen müssen mit dem Formular 1099-MISC Informationen zurücksenden, wenn sie einen Freiberufler oder unabhängigen Auftragnehmer im Laufe des Jahres für insgesamt 600 USD oder mehr bezahlen (siehe Der Zweck von 1099 Formularen).

Ihre Kunden werden die Informationen auf Ihrem W-9 verwenden, um Ihren Namen, Firmennamen, Adresse und Steueridentifikationsnummer (TIN) auf dem 1099-MISC zu speichern, den sie über Sie archivieren. Sie werden eine Kopie von 1099-MISC an die IRS und eine weitere Kopie an Sie Ende Januar senden, nach dem Ende des Steuerjahres.

Andere Umstände, für die Sie gebeten werden könnten, ein W-9 auszufüllen, sind:

• Bestimmte Immobilientransaktionen
• Gezahlte Hypothekenzinsen
• Erwerb oder Aufgabe von besichertem Eigentum
• Aufhebung von Schulden > Beiträge zu einer individuellen Altersvorsorge (IRA)

Um mehr über seine Verwendung zu erfahren - und wenn Sie sich fragen müssen, ob Sie eine signieren müssen - lesen Sie den Zweck des W-9 Formulars.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Die Form W-9 ist eine der einfachsten IRS-Formulare, die Sie ausfüllen können, aber wenn Steuerformulare Sie nervös machen, machen Sie sich keine Sorgen. Wir werden Sie durch den richtigen Weg führen.

Schritt 1:

Geben Sie Ihren Namen wie in Ihrer Steuererklärung angegeben ein. Einfach, nicht wahr?

Schritt 2:

Geben Sie den Namen Ihres Unternehmens oder den Namen "nicht beachtete Entität" ein, falls dieser von oben abweicht. Zum Beispiel könnten Sie ein Einzelunternehmen sein, aber für Marketingzwecke verwenden Sie Ihren persönlichen Namen nicht als Ihren Firmennamen. Stattdessen handelt es sich um einen anderen Namen. Sie würden diesen Namen hier eingeben. Was den unbeachteten Entitätsteil betrifft, wenn Sie nicht wissen, was es ist, sind Sie wahrscheinlich nicht einer. Die häufigste Art der missachteten Rechtspersönlichkeit ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit einem einzigen Gesellschafter, und Einzelunternehmen und Gesellschaften mit beschränkter Haftung werden niemals als nicht beachtete Rechtssubjekte eingestuft. Schritt 3:

Welche Art von Wirtschaftssubjekt sind Sie für die Bundessteuer-Klassifizierung: Einzelfirma, Personengesellschaft, C-Corporation, S-Corporation, Trust / Nachlass, Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder "andere"? Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sind Sie wahrscheinlich ein Einzelunternehmen, weil Sie viel Papierkram einreichen müssten, um zu einer der anderen Entitäten zu werden. Schritt 4:

Ausnahmen. Wahrscheinlich werden Sie diese Kästchen leer lassen. Hier sind ein paar Ausnahmen: 1. Zahlungsempfänger, die von der Sicherungseinbehaltung ausgenommen sind, wie z. B. Unternehmen (in den meisten Fällen), müssen möglicherweise einen Code in das Feld "Befreiter Zahlungsempfänger" eingeben. Form W-9-Anweisungen führen die befreiten Zahlungsempfänger und ihre Codes auf, und für welche Arten von Zahlungen diese Codes verwendet werden sollten.Unternehmen, die ein W-9 zum Erhalt von Zins- oder Dividendenzahlungen ausfüllen, geben z. B. den Code "5. "

2. Zahlungsempfänger, die von der Meldung nach dem Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) befreit sind, müssen möglicherweise einen Code in das Feld "Befreiung von FATCA-Berichtscode" eingeben. Keines dieser Felder gilt für den typischen unabhängigen Auftragnehmer oder Freiberufler.

Schritt 5:

Geben Sie Ihre Straßenadresse, Stadt, Bundesland und Postleitzahl an. Was ist, wenn sich Ihre Privatadresse von Ihrer Geschäftsadresse unterscheidet? Welche Adresse sollten Sie im Formular W-9 angeben? Verwenden Sie die Adresse, die Sie in Ihrer Steuererklärung verwenden werden. Zum Beispiel, wenn Sie ein Einzelinhaber sind, der Büroraum mietet, aber Sie Ihre Steuererklärung unter Verwendung Ihrer Hausadresse einreichen, geben Sie Ihre Hausadresse auf Formular W-9 ein, damit das IRS keine Mühe haben wird, Ihre 1099s mit Ihrem 1040-Formular abzugleichen .. Schritt 6:

In diesem optionalen Schritt können Sie den Namen und die Adresse des Anforderers angeben. Vielleicht möchten Sie dieses Feld ausfüllen, um festzuhalten, an wen Sie Ihre Steueridentifikationsnummer angegeben haben. Schritt 7:

Die IRS nennt diesen Abschnitt Teil I, der Sie fragen lässt, was all diese Schritte waren, die Sie gerade abgeschlossen haben. Hier müssen Sie die Steueridentifikationsnummer Ihres Unternehmens angeben. Dabei handelt es sich entweder um Ihre individuelle Sozialversicherungsnummer (SSN), wenn Sie eine Einzelfirma sind, oder um Ihre Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN), wenn Sie eine andere Art von Unternehmen sind. Nun, einige Einzelunternehmen haben auch EINs, aber die IRS bevorzugt, dass Einzelunternehmer ihre SSNs auf Formular W-9 verwenden. Auch hier wird es einfacher sein, alle 1099, die Sie erhalten, mit Ihrer Steuererklärung abzugleichen, die Sie unter Ihrer SSN einreichen. Was ist, wenn Ihr Unternehmen neu ist und keine EIN hat? Sie können Formular W-9 noch ausfüllen. Die IRS sagt, dass Sie Ihre Nummer beantragen und "beantragt" in den Raum für die TIN schreiben sollten. Sie sollten diese Nummer so schnell wie möglich erhalten, da Sie bis zu diesem Zeitpunkt einer Zurückhaltung unterliegen. Um sich online für ein EIN zu bewerben, besuchen Sie die IRS-Seite hier. Weitere Informationen zum Backup-Zurückhalten finden Sie in den Anweisungen für Schritt 8, Teil II.

Schritt 8:

In Teil II musst du schwören, dass du kein Lügner bist, der lügt, bevor du die Form W-9 unterschreiben kannst. Absichtlich auf einem Steuerformular zu liegen, könnte bedeuten, dass Sie eine Strafe zahlen oder ins Gefängnis gehen müssen; die IRS verwirren nicht herum. Bevor Sie das Formular W-9 unterschreiben, sind hier die Aussagen, die Sie beglaubigen müssen, unter Strafe von Meineid: 1. Die in diesem Formular angegebene Nummer ist meine korrekte Steueridentifikationsnummer (oder ich warte darauf, dass mir eine Nummer ausgestellt wird).

Wenn Sie darüber nachdenken, eine "geliehene", gestohlene oder erfundene Steuernummer zu verwenden, denken Sie vielleicht zweimal nach, bevor Sie unter Eid liegen.

2. Ich unterlage keinen Backup-Quellenabzug, weil: (a) ich von der Einbehaltung von Backups ausgenommen bin oder (b) ich nicht von der Steuerbehörde (Internal Revenue Service, IRS) benachrichtigt wurde, die ich aufgrund eines Versagens alle Zinsen oder Dividenden melden, oder (c) der IRS hat mir mitgeteilt, dass ich nicht länger einer Sicherungsrückhaltung unterliege.

Die meisten Steuerpflichtigen sind von der Sicherungszurückhaltung befreit. Wenn Sie keine Ahnung haben, worüber die IRS hier spricht, sind Sie wahrscheinlich befreit. Wenn Sie nicht befreit sind, wird der IRS Sie benachrichtigt haben, und die Firma, die Sie zahlt, muss wissen, weil es erforderlich ist, Einkommensteuer von Ihrem Lohn zu einer Flatrate von 28% zurückzuhalten und es zum IRS zu senden. (Übrigens wissen Sie jetzt einen anderen guten Grund, Ihre Steuererklärung nicht zu betrügen: Sie müssen vielleicht einem zukünftigen Klienten darüber erzählen, und das könnte das Unternehmen zweimal über Sie denken.) Punkt (c) sagt im Grunde, dass wenn Sie Wenn sie einmal der Zurückhaltung der Sicherung unterliegen, aber nicht mehr sind, muss das niemand wissen. Es ist im Grunde das gleiche wie Punkt (a). Klicken Sie hier, um Details zum Sicherungszurückhaltung von dem IRS zu lesen.

3. Ich bin ein US-Bürger oder eine andere US-Person.

Wenn Sie ein ansässiger Alien sind, sind Sie im Klaren. Das IRS betrachtet auch das folgende als "U. S. Person ": eine Partnerschaft, eine Körperschaft, ein Unternehmen oder eine Vereinigung, die in den Vereinigten Staaten oder nach den Gesetzen der Vereinigten Staaten gegründet oder organisiert wurde; ein inländisches Anwesen; und ein inländisches Vertrauen. Wenn Ihr Unternehmen eine Partnerschaft mit einem ausländischen Partner ist, gelten besondere Regeln. lesen Sie über sie in den Anweisungen, um W-9 zu bilden. Wenn Sie kein US-Bürger sind, müssen Sie möglicherweise das Formular W-8 oder das Formular 8233 ausfüllen.

4. Die FATCA-Codes, die auf diesem Formular eingegeben werden (sofern vorhanden), geben an, dass ich von der FATCA-Berichterstattung befreit bin.

Sie müssen sich wahrscheinlich keine Gedanken über diese Angelegenheit machen, die mit dem Foreign Account Tax Compliance Act zusammenhängt.

Einige weitere Dinge, bevor Sie unterschrieben

Das Formular weist Sie darauf hin, dass Sie oben Punkt 2 streichen müssen, wenn Sie von der IRS benachrichtigt wurden, dass Sie derzeit Backup-Quellensteuer unterliegen, da Sie nicht alle Zinsen und Dividenden gemeldet haben. Ihre Steuererklärung.

Sie können Punkt 2 streichen, wenn Sie ein W-9 in Verbindung mit einer Immobilientransaktion ausfüllen. Punkt 2 trifft in diesem Fall nicht zu, daher spielt es keine Rolle, ob Sie einem Backup-Withholding unterliegen.

Nun, wenn Sie das Kleingedruckte in den W-9-Anweisungen sorgfältig lesen, scheint es darauf hinzudeuten, dass die meisten Menschen dieses Formular überhaupt nicht unterschreiben müssen. Sie müssen diese im Allgemeinen nur unterschreiben, wenn der IRS Ihnen mitgeteilt hat, dass Sie zuvor eine falsche TIN angegeben haben. Abgesehen von den technischen Aspekten wird die Person, die Sie gebeten hat, das W-9 auszufüllen, es wahrscheinlich als unvollständig oder ungültig betrachten, wenn Sie es nicht unterschrieben haben, und viel Glück beim Versuch, sie anders zu überzeugen.

Zurückgeben des Formulars

Senden Sie Ihr ausgefülltes W-9 an das Unternehmen zurück, das Sie gebeten hat, es auszufüllen. Im Idealfall geben Sie es persönlich ab, um die Gefährdung durch Identitätsdiebstahl zu begrenzen, aber diese Methode ist oft nicht praktikabel. Mail gilt als relativ sicher. Wenn Sie das Formular per E-Mail versenden müssen, sollten Sie sowohl das Dokument als auch Ihre E-Mail-Nachricht verschlüsseln und dreimal überprüfen, ob Sie die richtige E-Mail-Adresse des Empfängers haben, bevor Sie Ihre Nachricht senden.

Die letzte Zeile

Wenn Sie genaue Informationen zu Ihrem W-9 bereitstellen, wird sichergestellt, dass Zahlungen, die Sie erhalten, oder andere Transaktionen, die dieses Formular erfordern, ordnungsgemäß an den IRS gemeldet werden.Wenn Sie sich bei einigen Fragen nicht sicher sind, z. B. bei der ordnungsgemäßen Klassifizierung Ihres Unternehmens, wenden Sie sich an Ihren Buchhalter oder an einen anderen Finanzberater.