Unternehmen verwenden am häufigsten IRS-Formular W-9, Request for Taxpayer Identification Number und Certification, um Informationen von Anbietern zu erhalten, die sie als unabhängige Auftragnehmer (auch Freelancer genannt) einstellen. Wenn ein Unternehmen im Laufe eines Steuerjahres 600 USD oder mehr an einen unabhängigen Auftragnehmer zahlt, muss es diese Zahlungen an das IRS auf einer Informationsrückmeldung melden, die Form 1099-MISC genannt wird. Unternehmen verwenden den Namen, die Anschrift und die Sozialversicherungs- oder Steueridentifikationsnummer des Formulars W-9, um das Formular 1099-MISC auszufüllen.

Unternehmen, die unabhängige Auftragnehmer einstellen, behalten keine Einkommenssteuer oder zahlen Medicare- oder Sozialversicherungssteuern für ihre unabhängigen Vertragspartner, wie sie es für ihre Angestellten tun; Auftragnehmer sind für diese Verpflichtungen verantwortlich. Jedoch möchte der IRS noch wissen, wie viel diese Auftragnehmer bezahlt werden, um sicherzustellen, dass Auftragnehmer die Steuern zahlen, die sie schulden, und er verwendet Formular 1099-MISC, um diese Informationen zu sammeln. Unternehmen senden keine Form W-9 an die IRS.

Benötigte Informationen

Das Formular W-9 fragt nach dem Namen des unabhängigen Auftragnehmers. Firmenname (falls abweichend); Wirtschaftsunternehmen (Einzelunternehmen, Personengesellschaft, C-Corporation, S-Corporation, Trust / Nachlass, Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder "Sonstiges" und die Steueridentifikationsnummer des Unternehmens (oder Sozialversicherungsnummer für Einzelunternehmen, die keine separate Steuernummer verwenden) Das Formular W-9 fordert die auszufüllende Person auf, zu bescheinigen, dass sie von der Einbehaltung von Sicherheiten befreit ist. Die meisten Steuerpflichtigen sind befreit, aber wenn sie es nicht sind, muss das Unternehmen, das den unabhängigen Auftragnehmer einstellt, die Einkommensteuer einbehalten. von dem Lohn dieses Vertragspartners zu einem Pauschalsatz von 28% und senden Sie es an die IRS.

Da Formular W-9 erfordert Auflistung einer Steuernummer oder Sozialversicherungsnummer, beide Person es ausfüllen und die Firma, die das ausgefüllte Formular empfängt, muss das Formular sorgfältig schützen, um gegen Identitätsdiebstahl zu schützen.

Wenn Sie nicht ein W-9 ausfüllen sollten

Ein unabhängiger Auftragnehmer, der ein unerwartetes W-9 empfängt, sollte zögern vor dem Ausfüllen und nachforschen, ob der Antragsteller eine legitime hat Grund, nach diesem Formular zu fragen. Finanzinstitute verwenden manchmal das Formular W-9, um Informationen von einem Kunden anzufordern, wenn sie Dividenden oder Zinsen melden müssen. Aber seien Sie vorsichtig hier: Das Finanzinstitut sollte Ihre Steueridentifikationsnummer wahrscheinlich schon bei der Eröffnung des Kontos haben.

Eine andere Situation, in der Sie vor dem Ausfüllen des Formulars W-9 zögern sollten, ist, wenn das Unternehmen, das Sie zum Ausfüllen auffordert, Ihr Arbeitgeber ist und Sie als Angestellter und nicht als unabhängiger Auftragnehmer eingestuft werden sollten. Der Unterschied ist beträchtlich.

Angestellter oder selbstständiger Unternehmer?

Wenn Sie ein Angestellter sind, wird Ihr Arbeitgeber Einkommensteuern einbehalten, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern einbehalten und zahlen und Arbeitslosensteuern auf Ihre Löhne zahlen.Wenn Sie ein unabhängiger Auftragnehmer sind, wird es nicht. Das bedeutet, dass Sie für den Arbeitgeberanteil an Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern verantwortlich sind und dass Sie nicht Anspruch auf Arbeitslosenentschädigung haben, wenn Sie entlassen werden.

Ein skrupelloser Arbeitgeber könnte versuchen, einen Mitarbeiter als unabhängigen Auftragnehmer zu klassifizieren, um Geld zu sparen. Wenn Sie als unabhängiger Unternehmer fehlklassifiziert werden, kommen die "Ersparnisse" Ihres Arbeitgebers aus Ihrer Tasche. Wenn Sie ein Angestellter sind, sollten Sie das Formular W-4 ausfüllen, nicht das Formular W-9. (Siehe Der Zweck des IRS W-4 Formulars für weitere Informationen.)

Es ist nicht immer klar, ob ein Arbeitnehmer ein Angestellter oder ein unabhängiger Auftragnehmer ist, aber im Allgemeinen ist die Unternehmen haben darüber, was Arbeitnehmer tun und wie sie es tun, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie Angestellte sind. Wenn Ihr Spidey-Gefühl anfängt zu kribbeln, wenn jemand, der Sie angestellt hat, Sie einen unabhängigen Auftragnehmer nennt, ist das ein gutes Zeichen, dass Sie die Situation weiter untersuchen sollten. Beginnen Sie mit der IRS-Diskussion über den Unterschied zwischen den beiden.

Das Endergebnis

Es ist wichtig, das W-9 korrekt auszufüllen - aber nur, wenn Sie sicher sind, dass es das richtige Formular ist.

Weitere Informationen zu Steuerformularen finden Sie unter Wofür wurde das IRS-Formular W-2 verwendet? und Was ist der Unterschied zwischen IRS Forms 1040EZ und 1040A?