Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, müssen Sie überprüfen, ob die Person rechtmäßig in den USA arbeiten darf. Sobald Sie ein Stellenangebot gemacht haben (aber nicht vorher), muss der neue Mitarbeiter nachweisen, dass er in den USA arbeiten kann, indem er das Formular I-9, Überprüfung der Beschäftigungsfähigkeitsprüfung ausfüllt. Als Arbeitgeber tragen Sie die Verantwortung dafür, dass dieses Formular der US-Bürger- und Einwanderungsbehörde von dem Arbeitnehmer und Ihnen ausgefüllt wird. Bewahren Sie das Formular zusammen mit Ihren anderen Anstellungsunterlagen auf. reichte es nicht bei der Regierung ein.

(Mehr über die Verantwortlichkeiten der Arbeitgeber bei der Einstellung finden Sie unter 8 Dinge, die Ihnen von den Arbeitgebern nicht gestattet werden.)

Wie ist das Formular?

Das Formular I-9 dient dazu, Informationen von neuen Mitarbeitern einzuholen, die ihre Berechtigung zum rechtmäßigen Arbeiten in den USA belegen. Kein Arbeitnehmer ist von der Pflicht befreit, das Formular ausfüllen zu müssen. Es besteht aus drei Teilen:

Teil I

Für den Mitarbeiter, Identitätsfeststellung

Dieser Teil des Formulars wird vom Mitarbeiter ausgefüllt. Sie enthält Informationen wie den vollständigen Namen des Mitarbeiters, Adresse, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer (falls zutreffend), E-Mail-Adresse und Telefonnummer (die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer sind optional).

Dieser Teil wird auch verwendet, um - unter Strafe des Meineids - zu attestieren, dass die Person legal berechtigt ist, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten, weil sie oder er ist:

• Ein Staatsbürger
• Ein Nichtansässiger Staatsangehöriger der Vereinigten Staaten
• Ein rechtmäßiger Daueraufenthalter
• Ein Ausländer, der in den USA arbeiten darf Der Arbeitnehmer muss das Ablaufdatum für diese Erlaubnis eingeben, wenn anwendbar.

Ein Angestellter, der ein Ausländer ist und arbeiten darf, muss die Ausländer-Registrierungsnummer (eine "A-Nummer", die eine einmalige 7-, 8- oder 9-stellige Nummer ist, die einem Ausländer zugewiesen ist) oder das Formular I-94 eingeben. Zulassungsnummer.

Der Mitarbeiter muss das Formular unterschreiben und datieren. Falsche Angaben können zu Geldstrafen und / oder Freiheitsstrafen führen.

Einige Mitarbeiter benötigen möglicherweise Hilfe, um ihren Teil des Formulars zu vervollständigen. Wenn der Arbeitnehmer minderjährig oder behindert ist oder eine Übersetzung benötigt, muss die Person, die beim Ausfüllen des Formulars mitwirkt (Vorbereiter und / oder Übersetzer), auch seinen Namen und seine Adresse eingeben und das Formular unterschreiben (auch unter Strafe des Meineids). ..

Teil II

Für den Arbeitgeber, Prüfung der Unterlagen des Arbeitnehmers

Dieser Teil des Formulars wird vom Arbeitgeber ausgefüllt. Es beschreibt die Dokumente, die der Arbeitgeber überprüft hat, um die Angemessenheit der Beschäftigung zu überprüfen. Der Arbeitgeber sollte diese Maßnahme innerhalb von drei Tagen nach dem ersten Tag der Beschäftigung ergreifen. Der Arbeitgeber kann, muss aber nicht, das / die vorgelegte (n) Dokument (e) kopieren.

Es gibt drei Listen von Dokumenten, die verwendet werden können. Die Art der verwendeten Dokumente diktiert den Teil von Teil II, den der Arbeitgeber ausfüllen muss.

Liste A. Die Dokumente in dieser Liste legen sowohl als auch die Identitäts- und Beschäftigungsberechtigung des Mitarbeiters fest. Ein Mitarbeiter muss nur eines der folgenden Formulare vorlegen, um die Dokumentanforderung zu erfüllen:

• U. S. Reisepass (oder US-Passcode)
• Daueraufenthaltskarte ("Green Card") oder Ausländerregistrierungskarte (technisch ist die Greencard Form I-551)
• Ausländerpass mit befristetem I-551 Stempel
• Beschäftigungsbewilligungsdokument, das ein Foto enthält (Formular I-766)
• Für einen arbeitsunfähigen Nichteinwanderer: einen ausländischen Pass und Formular I-94 (oder 94A) und eine Bestätigung des Nichteinwandererstatus des Ausländers, solange es ist noch nicht abgelaufen
• Pass aus den Föderierten Staaten von Mikronesien, Republik der Marshallinseln

Liste B. Die Dokumente in dieser Liste zeigen die Identität des Arbeitnehmers. Wenn ein Mitarbeiter kein Dokument aus Liste A hat, muss er ein Dokument aus Liste B plus ein Dokument aus Liste C (unten) erstellen.

• Führerschein oder Personalausweis eines Staates (sofern es einen Lichtbildausweis und andere persönliche Informationen enthält)
• Schulausweis mit Foto
• Wählerausweis
• U. S. Militärkarte oder Einzugsrekord
• Militärische Ausweiskarte
• U. Handelsmarke der Küstenwache Handelsmarinekarte
• Stammesdokument der Ureinwohner Amerikas
• Von einer kanadischen Regierungsbehörde ausgestellter Führerschein

Für Minderjährige (unter 18 Jahren), die eines der Dokumente in Liste B nicht vorweisen können, es ist akzeptabel, die Identität des Mitarbeiters nachzuweisen, einschließlich eines Schulzeugnisses oder eines Zeugnisses; Kunden-, Arzt- oder Krankenhausaufzeichnungen; oder Kindertagesstätte oder Kindergarten.

Liste C. Dieses Dokument legt die Berechtigung des Arbeitnehmers fest, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten. Wenn der Mitarbeiter ein Dokument aus Liste A nicht erstellen kann, muss er ein Exemplar aus Liste B und aus Liste C

• Sozialversicherungskonto-Nummernkarte erstellen (es sei denn, die Karte lautet: nicht gültig). für die Beschäftigung, gültig nur für Arbeiten mit der Genehmigung des INS oder nur für die Arbeit mit der Genehmigung des DHS.
• Vom Staat ausgestelltes Geburtszeugnis im Ausland (Formular FS-545)
• Zeugnis über die Geburt des Kindes US Department of State (Formular DS-1350)
• Original oder beglaubigte Kopie einer Geburtsurkunde, die von einem Staat, einer Grafschaft, einer kommunalen Behörde oder einem US-Territorium mit einem offiziellen Siegel ausgestellt wurde
• Stammesdokument der Ureinwohner
• U. S. Bürgerausweis (Formular I-197)
• Ausweis für die Verwendung von in den USA ansässigen Staatsangehörigen (Formular I-179)
• Beschäftigungsausweis des Heimatschutzministeriums

Wie in der Im Fall des Arbeitnehmers müssen die Arbeitgeber unter Androhung von Meineid bestätigen, dass sie die erforderlichen Dokumente geprüft haben, glauben, dass sie echt sind und nach bestem Wissen und Gewissen davon ausgehen, dass der Mitarbeiter berechtigt ist, in den USA zu arbeiten. Der Arbeitgeber muss den ersten Arbeitstag des Arbeitnehmers sowie andere Arbeitgeberinformationen (den Namen des Unternehmens, den Titel der Person, die das Formular unterzeichnet hat, und die Adresse des Unternehmens) vermerken.

Teil III

Für den Arbeitgeber bei der Wiedereingliederung

Dieser Teil des Formulars wird auch nur vom Arbeitgeber ausgefüllt, wird jedoch nur im Falle der erneuten Überprüfung bei der Wiedereinstellung eines Mitarbeiters verwendet. Wenn ein Mitarbeiter innerhalb von drei Jahren nach dem Datum des ursprünglichen I-9 erneut eingestellt wird, kann der Arbeitgeber diesen Abschnitt oder ein neues I-9 abschließen.

Wenn es notwendig ist, diesen Teil abzuschließen, listet der Arbeitgeber lediglich den Namen des Mitarbeiters (oder einen neuen Namen, wenn der Mitarbeiter eine Namensänderung hatte) und das Datum der Wiedereinstellung auf. Wenn die vorherige Beschäftigungsgenehmigung abgelaufen ist, aber jetzt verlängert wurde, geben Sie die Informationen über das Dokument ein, das diese Genehmigung festlegt (Dokumenttitel, Nummer und Ablaufdatum der neuen Beschäftigungsgenehmigung). Wie im Falle der anderen Teile muss der Mitarbeiter unter Strafe für Meineids erklären, dass er glaubt, dass das vorgelegte Dokument echt ist und dass der Mitarbeiter berechtigt ist, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten.

Die letzte Zeile

Die Arbeitgeber müssen I-9 für einen späteren Zeitraum von drei Jahren ab dem Datum der Einstellung oder ein Jahr nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses behalten. Von Zeit zu Zeit kann die Bundesregierung Ihre Arbeitsunterlagen prüfen. Wenn Sie keine I-9s produzieren, können Sie zivil- und / oder strafrechtlich belangt werden. Weitere Informationen zum I-9 finden Sie im "Handbuch für Arbeitgeber: Anleitung zum Ausfüllen des Formulars I-9". Wenn Sie weitere Fragen zum I-9 haben, können Sie sich an einen Arbeitsrechtsanwalt wenden.

(Unternehmer können auch interessiert sein an Ausfüllen von 1099 Formularen und Ausfüllen von Formular 4562, Schritt für Schritt.)