Es ist wichtig, zuverlässige und genaue Informationen zu haben, wenn Sie eine Entscheidung treffen. Große Führungskräfte suchen ihre Mitarbeiter nach zeitnahen Einblicken. In ähnlicher Weise trifft ein Kunde Entscheidungen auf der Grundlage der von seinem Anlageverwalter gelieferten Informationen. Da diese Informationen für den Entscheidungsprozess unerlässlich sind, benötigen Kunden zuverlässige und genaue Daten, die zeitnah und relevant sind. Wenn ein Kunde Informationen erhält, die ungenau oder nicht rechtzeitig sind, können seine Schlussfolgerungen falsch, unangemessen und sogar schädlich sein. Die richtigen Informationen sind von entscheidender Bedeutung, daher sollten Manager der Kundenkommunikation hohe Priorität einräumen. (Weitere Informationen finden Sie hier: Asset Manager-Ethik: Kunden und Loyalitäten.)

Rechtzeitig und genau

Ein Kommunikationsplan sollte die Häufigkeit der Kommunikation sowie das Format und die für den Plan verantwortlichen Parteien umreißen. "Die Entwicklung und Aufrechterhaltung klarer, häufiger und gründlicher Kommunikationspraktiken ist entscheidend für die Bereitstellung qualitativ hochwertiger Finanzdienstleistungen für Kunden", schlägt das CFA Institute vor. Die primäre Verantwortung des Managers ist es, im Namen des Kunden zu handeln. Wenn Kunden eine klare Kommunikation durch einen gut konzipierten und ausgeführten Plan erhalten, können sie fundierte Entscheidungen treffen. Die Kommunikation kann je nach Firma variieren, aber ein Standardkommunikationsplan sollte die folgenden Komponenten enthalten:

1. Erstens muss ein Kunde den Investmentansatz des Managers verstehen. Der Manager sollte den Anlageprozess kommunizieren - was trägt zur Investitionsentscheidung bei und welche Komponenten oder Inputs sind integraler Bestandteil der Analyse. Außerdem sollte der Manager den Kunden über die Einschränkungen der Analyse informieren und sie über die Informationsquellen informieren, die sie verwenden, um zu ihren Anlageergebnissen zu gelangen. Wichtig ist auch, dass sie offen legen müssen, wenn Änderungen am Anlageprozess und an den Risikofaktoren vorgenommen werden, die die Änderungen im Prozess begleiten können. Zum Beispiel ist es wichtig, die Anlagemerkmale zu verstehen, um die Eignung der Investition für den Kunden zu bestimmen und wie er in das gesamte Kundenportfolio passt.
2. Potenzielle Risiken, insbesondere im Zusammenhang mit den erwarteten Erträgen, sollten in den Kommunikationsplan aufgenommen werden. Diese können Kreditrisiken, finanzielle Risiken (insbesondere die Verwendung von Fremdfinanzierungen oder Finanzderivaten) und das allgemeine Marktrisiko umfassen. Der Manager sollte die potenziellen Auswirkungen von Risiken auf die Investitionsthese diskutieren. Darüber hinaus sind Änderungen in den Risikomerkmalen der Portfoliostrategie wichtig.
3. Der Kunde sollte über die Verwendung eines externen Managers informiert werden, um einen Teil der Vermögenswerte des Kunden zu verwalten.Die Auswirkungen auf die Diversifizierung des Portfolios, die Höhe der Vermögenswerte und die erzielten Renditen sollten mit den Kunden besprochen werden, damit sie den Portfoliomix und die Auswirkungen des externen Managers auf das Gesamtportfolio verstehen können.

Im Plan sollten verschiedene Formen oder Kommunikationsformen verwendet werden. Schriftliche Berichte sind eine traditionelle Art der Kommunikation, aber Informationen sollten unter Verwendung einer Vielzahl von Medien kommuniziert werden. Persönliche Besprechungen, Telefongespräche und E-Mail-Blasts sind andere Formen, die schriftliche Berichte begleiten sollten.

Zusätzlich zur Gewährleistung, dass der Kommunikationsplan vollständig und genau ist, müssen die Informationen zeitnah bereitgestellt werden. Genaue Informationen sind nicht gut, wenn sie veraltet sind. Ein Kommunikationsplan sollte skizzieren, wann eine regelmäßige Kommunikation erwartet werden sollte. Zum Beispiel sind monatliche, vierteljährliche oder jährliche schriftliche und mündliche Berichte typische regelmäßige Kommunikationen. Ad-hoc-Berichte, wie zum Beispiel die Mitteilung einer Prozessänderung oder eines ungewöhnlichen Marktumfelds, sollten ebenfalls in den Plan aufgenommen werden.

Das Endergebnis

Die Kunden-Manager-Beziehung wird durch einen Kommunikationsplan gestärkt, der relevante, genaue und zeitnahe Informationen enthält. Der Kunde kann nur informierte Entscheidungen über das Portfolio treffen, um seine Investitionsbedürfnisse und Ziele zu erfüllen, wenn die Informationen, die er erhält, genau und rechtzeitig sind. Genaue Informationen beinhalten Diskussionen über den Investitionsprozess, wie der Manager Entscheidungen trifft, jegliche Änderungen des Prozesses und die damit verbundenen Risiken. Diese Information ist jedoch nur nützlich, wenn sie umgehend bereitgestellt wird. Veraltete oder spekulative Informationen helfen dem Kunden nicht, Entscheidungen zu treffen, und könnten schädlich sein. Der Kommunikationsplan muss auch die Modalitäten oder die Bereitstellung für die Kommunikation einschließen, die ein breites Spektrum an Medien wie schriftliche Berichte, persönliche Treffen und andere Ad-hoc-Sorten umfassen sollte. Wenn der Kommunikationsplan gut formuliert ist, fungiert er als entscheidende Brücke zwischen dem Kunden und dem Manager. (Lesen Sie hier mehr zum Thema, hier: Asset Manager Ethik: professionell und ethisch handeln. )